Hvordan skrive fortrolige rapporter til ansatte

Advarsel

• Forventningen om konfidensialitet, uansett lovkrav eller som en politikk for organisasjonen din, har faglig og juridisk ansvar. Unnlatelse av å opprettholde konfidensialitet kan føre til søksmål, skade karrieren din og påvirke organisasjonen din.

Intern kommunikasjon er et kjennetegn for enhver organisasjon, enten en stor eller liten bedrift, en kirke eller ideell gruppe eller et regjeringskontor. Selv om mye kommunikasjon skjer muntlig i ansikt-til-ansiktsmøter, via telefon eller via video-chat, spiller skriftlig kommunikasjon en viktig rolle i enhver organisasjon. Dokumenter gir en mulighet til å kommunisere omtenksomt, ettertrykkende og tydelig. I tillegg gir de en permanent oversikt over ideene og informasjonen som blir kommunisert, oppgitt oppgave, og ledelse eller ansattes forventninger. Skriftlige dokumenter kan være beregnet for bred, åpen distribusjon. Men noen ganger må du kanskje sende en konfidensiell rapport, noe som betyr at kun et øye-dokument som bare skal ses av en enkelt ansatt eller en liten, valgt gruppe adressater. Din organisasjon kan kreve bruk av en konfidensiell rapportmal, men selv om den ikke gjør det, er det viktig å følge protokollen når du sender konfidensielle rapporter.

Kjenn Lingo

Organisasjoner har vanligvis sin egen terminologi for konfidensielle rapporter. Den føderale regjeringen bruker for eksempel uttrykk som "Top Secret", "Confidential Business Information", "Trade Secret" eller "Internal and Deliberative" for å skille mellom ulike typer informasjon som er ment for svært begrenset distribusjon. Vilkårene betyr forskjellige ting og krever ulike nivåer av dokument sikkerhet. Personer som sender slike dokumenter, samt de som mottar dem, må være oppmerksomme på kravene knyttet til hvert konfidensialnivå.

Store bedrifter har også en tendens til å gjøre lignende forskjeller og kan ha egne regjeringskrav på plass. Mindre bedrifter bruker generelt en mindre formell tilnærming, men fremdeles forventer at konfidensialiteten skal være godt vedlikeholdt. Hvis du skriver en rapport som skal holdes konfidensiell, må du være sikker på at du er kjent med organisasjonens terminologi.

Kjenn protokollen

Konfidensielle overføringer kan kreve spesiell håndtering. Kanskje e-postlevering er forbudt, og konfidensielle dokumenter må leveres for hånd. En spesiell mappe eller konvolutt kan være påkrevd, eller en fet "Bare øyne" -stempel. Noen organisasjoner tillater bare at konfidensielle dokumenter skrives eller kopieres på utvalgte maskiner spesielt dedikert til formålet. Personer fjernet for slik kommunikasjon kan være de eneste som har lov til å lage de konfidensielle dokumentene, kanskje etter spesialisert trening og sertifisering. På samme måte kan mottakere av konfidensiell informasjon også bli pålagt å ha slik sertifisering fra organisasjonen.

Det er pålagt personen som oppretter det konfidensielle dokumentet for å være oppmerksom på interne krav og følge dem til brevet. Mottakeren eller mottakerne av dokumentet vil også bli forventet å være kjent med selskapets protokoll, slik at alle parter i løkken vil være i stand til å opprettholde konfidensialitet tilsvarende.

Forstå ditt formål

Du bør kun gjøre kommunikasjonen din konfidensiell bare når et slikt trinn er eksplisitt nødvendig eller anses nødvendig for å beskytte uvanlig sensitiv informasjon. For eksempel kan en leder forventes å sende en ansatt en skriftlig resultatrapport hvert år, og å bruke et årlig konfidensielt rapportformat for å opprette og sende rapporten. I dette tilfellet er behovet for konfidensialitet selvsagt.

På den annen side inneholder kanskje en ad hoc-e-post til en ansatt sensitiv og strategisk informasjon som ikke skal distribueres mye. I dette tilfellet kan avsenderen av e-posten påberope seg konfidensialitet for å beskytte innholdet i e-posten. I hvert tilfelle er det første trinnet i riktig kommunikasjon å anerkjenne behovet for konfidensialitet.