Hvordan skrive et sertifikat om beredskap for en forsendelse

Et bevis på beredskap knyttet til forsendelser refererer til et formelt dokument der en person eller et firma bekrefter at en forsendelse er i riktig rekkefølge og klar til å flytte til levering. Disse dokumentene - også kalt fraktfakturaer - er fordelaktige fordi de gir skriftlig oversikt over varene som sendes. varens tilstand politikk og forskrifter forsendelsen måtte følge; og andre grunnleggende data, for eksempel kontaktinformasjon for både avsenderen og kjøperen. Hvis kjøperen mottar varer som er skadet eller på annen måte ikke tilstrekkelig, kan sertifikatet dokumentere hvem som er ansvarlig hos rederiet eller i noen tilfeller bevise at det oppstod problemer etter forsendelse.

1.

Skriv "SHIPPER:" etterfulgt av ditt navn eller navnet på rederiet. Returner en gang og skriv den fulle kontaktinformasjonen for deg eller firmaet, inkludert e-post, telefon og faksadresse og nummer.

2.

Gå tilbake to ganger. Skriv "RECIPIENT:" etterfulgt av en enkelt retur og mottakerens kontaktinformasjon.

3.

Dobbelt retur og skriv "DATE:" etterfulgt av gjeldende dato.

4.

Dobbel retur og skriv et avsnitt som indikerer at du eller rederiet gir klarhetsattestet til å verifisere tilstanden til varene som skal sendes, og hvorvidt kjøperens bestilling er fullstendig. Inkluder kjøperens bestillingsnummer samt kontonummer, hvis aktuelt, samt datoen hvor varene skal sendes.

5.

Dobbelt returnere to ganger til og skriv en overskrift som "Merchandise for Shipment" eller noe lignende. Under dette, ta med et diagram eller en detaljert liste som beskriver hvert element som sendes. Tabellen eller listen skal inneholde navnet på elementet, eventuelle referansenumre knyttet til elementet, varebeskrivelser, varemengder og både enheten og totalkostnaden for hvert element. Oppgi en total forsendelseskost på bunnen som inkluderer fraktkostnad og andre avgifter, for eksempel å rushing ordren.

6.

Dobbelt retur. Angi eventuelle regler eller retningslinjer som gjelder for forsendelsen og hvordan forsendelsen overholder.

7.

Gå tilbake to ganger. Stat som inspiserte varene som skal sendes og når. Si at etter å ha møtt alle krav til forsendelse, er forsendelsen sertifisert og klar til levering.

8.

Dobbelt retur. Oppgi merkede linjer for din eller en sjefs godkjennings signatur og en datolinje som indikerer når sertifikatet ble signert. Tegn og dato sertifikatet og gi det til kjøperen eller annen riktig agent.

Ting som trengs

• Lagerdata, for eksempel varenummer på varer som skal sendes
• Kopi av politikker eller forskrifter for forsendelser