Hvordan skrive en administrativ assistent brukerhåndbok
En administrativ assistent holder dine ledere og andre medarbeider på rette spor ved å holde kontoret på lager med forsyninger, planlegging av avtaler og møter, og å svare på telefonen etter behov. De administrative assistentene som jobber for virksomheten din, er bare like gode som bruksanvisningen du skriver for dem. Denne håndboken beskriver bedriftens forventninger og forklarer klimaet og kulturen. Bruk den til å forklare hvordan du skal utføre bestemte oppgaver, samt å sette opp regler for oppførsel.
Lag en omslagsside for bruksanvisningen. Gi håndboken en enkel tittel, for eksempel "Administrativ assistenthåndbok og håndbok." Ta med navnet på bedriften din og adressen på forsiden.
Lag en innholdsfortegnelse på den andre siden. Oppgi alle emnene du vil inkludere i håndboken, for eksempel «Besvare telefonen og ta imot meldinger», «Diktering og transkripsjon» og «Bestilling av kontorsmaterialer». Emnene du lister er avhengige av ansvaret til de administrative assistentene. I tillegg til instruksjoner om utførelse av oppgaver, inkluderer innhold som «Fraværspolitikk», «Avbrudd», «Fordeler og lønn», og annen relevant informasjon som en assistent trenger som ansatt.
Opprett en overskrift for hvert emne.
Oppgi trinnene for hver oppgave ved hjelp av en punktliste eller nummerert liste, slik at assistentene tydelig kan se oppgavens fremdrift. Anta ingen forkunnskaper om oppgaven; for eksempel instruer assistenten til å åpne tekstbehandlingsprogrammet for å skrive et dokument.
Bruk klart språk for å beskrive hvordan du utfører hver oppgave. For eksempel, skriv "Svar på telefonen ved å si" Hei! Takk for at du ringte [Bedriftsnavn]. Dette er [ditt navn], hvordan kan jeg hjelpe deg? "" For å instruere assistentene om hvordan du svarer på telefonen. Oppgi informasjonen de trenger for å samle inn fra samtalen når du tar en melding eller før du overfører samtalen til en annen person. For eksempel skal assistenten ta ned den som ringer navnet, hvor han ringer fra og formålet med samtalen.
Lagre og skriv ut bruksanvisningen. Punch hull på venstre side av papirene, og sett dem inn i bindemidlet.
Elementer du trenger
Datamaskin- og tekstbehandlingsprogramvare
Skriver
Papir
Holepunch
2-tommers 3-ring bindemiddel
Oppbevar en sikkerhetskopi av bruksanvisningen som er lagret på datamaskinen, slik at du kan revidere og skrive ut den etter behov.
Tips
2016 Lønninformasjon for sekretærer og administrative assistenter
Sekretærer og administrative assistenter oppnådde en median årslønn på $ 38.730 i 2016, ifølge US Bureau of Labor Statistics. På den lave enden fikk sekretærer og administrative assistenter en 25 prosentpoengslønn på $ 30 500, noe som betyr at 75 prosent tjente mer enn dette beløpet. Den 75. percentile lønnen er $ 48.680, noe som betyr at 25 prosent tjener mer. I 2016 var 3.990.400 personer ansatt i USA som sekretærer og administrative assistenter.
Populære Innlegg
Å velge feil forretningspartner for ditt nye venture kan få ødeleggende konsekvenser. Du kan ha det mest lovende forretningskonsept noensinne å bli oppfattet, men det er lite sannsynlig å jobbe hvis du har feil forretningspartner om bord. Du kan spare deg for mye hjertesorg og traumer ned linjen ved å stille noen få relevante spørsmål og se på eventuelle potensielle samarbeidspartnere karakter og historie. Finansie
Les Mer
Facebook er en sosial nettverksportal som gjør det mulig å dele informasjonen med venner og familie som du kobler til på nettstedet. Periodisk kan det oppstå problemer med å laste opp bilder til et eksisterende Facebook-album hvis du bruker Firefox nettleseren. Problemet skyldes sannsynligvis at Firefox-nettleseren din mangler Java-plugin. Fac
Les Mer
Avdelingsalisering er et aspekt av organisasjonsdesign der en bedrift deler sine ansatte i mindre enheter basert på oppgaver innen selskapet. De fleste selskaper, inkludert restauranter, vil sannsynligvis bruke to eller flere typer avdelingstiltak på samme tid. Restauranter er ofte organisert rundt hvilke typer mat som serveres, oppgaver som håndteres av personalet og kommandokjeden i selskapet. A
Les Mer
Ansatte tidsark må fylles ut nøyaktig av to grunner. For det første er det lite som vil gjøre mer for å redusere ansattes moral enn å underbetale dine ansatte for deres arbeid. For det andre må bedriften din fortsatt være i samsvar med føderale og statlige regler for overtid for timepersonell. Riktig
Les Mer
Overtidsbestemmelsene i Fair Labor Standards Act omfatter ikke hjemmepersonell som utfører hjemmekompanietjenester for eldre eller svake klienter. Det amerikanske arbeidstidsstatistikket anslår at arbeids- og hjemmearbeidsstyrken vil øke med 48 prosent mellom 2008 og 2018. Etter hvert som behovet for hjemmepersonell stiger, vil det også være en innsats for å utfordre regelverket som fritar denne arbeidsstyrken fra å motta overtid betale. 1974
Les Mer