Slik bruker du kommunikasjon til å opprettholde organisasjonsstruktur i et prosjekt

Uansett hva slags forretningsprosjekt du har, er riktig kommunikasjon viktig for suksess. Å bringe et prosjekt på tid og innenfor budsjett krever innspill og samarbeid for hvert medlem av teamet, og det er viktig at hvert lagmedlem opprettholder klare kommunikasjonslinjer med prosjektlederen gjennom alle stadier av prosjektet. Det finnes en rekke verktøy og teknikker som ledere og prosjektleder kan bruke for å sikre at alle gjør fremgang når prosjektets sluttdato nærmer seg.

1.

Pass på at alle i teamet bruker det samme settet med kommunikasjonsprodukter. Alle som jobber med prosjektet bør dele et øyeblikkelig kommunikasjonsprodukt for å øke avdelingens kommunikasjon. Brukere bør også bruke den samme e-postplattformen, da dette vil gjøre planleggingsavtaler, sende vedlegg og dele notater lettere.

2.

Planlegg et stående ukentligt møte i begynnelsen av prosjektet, og hold deg til denne møteplanen så tett som mulig. Mens det alltid vil være nødsituasjoner som tvinger omplanleggingen, eller til og med kanselleringen av prosjektstatusmøtet, er det viktig å møte så ofte som mulig. Regelmessige møter er den beste måten å identifisere mulige problemer som kan tvinge prosjektet til å falle etter planen.

3.

Sett opp et delt arbeidsområde på Internett eller bedriftens intranett, og bruk det nettstedet til å dele dokumenter i stedet for å sende prosjektplaner og notater frem og tilbake. Kontakt nettverksadministratoren for å konfigurere et dedikert nettsted for prosjektet ditt.

4.

Planlegg en-til-en-møter med viktige medlemmer av prosjektgruppen som viktige tidsfrister. Be teammedlemmene å bringe noen leverbare prosjektartikler til møtet slik at de kan bli vurdert. Mange prosjekter mislykkes fordi lagmedlemmene tror at de er på sporet når de faktisk jobber med noe som ligger utenfor selve prosjektets omfang.

5.

Kommuniser med ledelsen med jevne mellomrom etter hvert som prosjektet utvikler seg. Sørg for at ledelsen forstår omfanget av prosjektet og hvordan det utvikler seg. Gi regelmessige oppdateringer om prosjektet, og planlegg en-til-en-møter med relevante ledere dersom prosjektet er i fare for å falle bak tidsplan eller gå over budsjett.

Ting som trengs

• Prosjektplanlegging programvare
• Felles Internett- eller intranettplass
• Instant kommunikator