Slik oppdaterer du en policyhåndbok

Et selskaps policyhåndbok er blåkopien for interne operasjoner. Det er en skriftlig veiledning for hvordan selskapet samhandler med ansatte og driver sin virksomhet. Retningslinjer dekker alle aspekter av hva en virksomhet forventer av ansatte, for eksempel oppmøte, sikkerhetsregler, lovlig etterlevelse av arbeidslovgivning, anleggsadministrasjon og kleskoder. Retningslinjer er retningslinjer som definerer selskapets regler og prosedyrer, og konsekvensene for ikke å følge dem. Policyhåndbøker bør regelmessig vurderes og oppdateres når det er nødvendig.

Hvem er ansvarlig

Øverste ledelsen må gjøres oppmerksom på endringer i retningslinjer og prosedyrer og godkjenne dem, men i mange selskaper er personalansatte ansvarlige for å gjennomgå politikk og oppdatere dem. Hvis det ikke finnes noen personalavdelinger, kan seniorledere være ansvarlige for å oppdatere politikk. Politikk må være aktuelt med relevant lovgivning og forskrifter, og det er en god ide å få dem gjennomgått regelmessig av en advokat.

Når skal du vurdere

På grunn av kontinuerlige endringer i lover relatert til sysselsetting, næringsliv og næringsliv, bør policyhåndbøkene oppdateres regelmessig. De bør revideres mot lovgivningen kvartalsvis eller årlig, eller i forbindelse med regnskapsrevisjon. Et abonnement på en personell- eller forretningsinformasjonstjeneste bidrar til å holde seg informert om lovendringer som kan påvirke selskapets retningslinjer.

Hva å gjennomgå

Se gjennom retningslinjene for brukbarhet til publikum. For eksempel er en policy om oppmøteposter som refererer til manuelle tidsplaner samlet av veiledere, utdatert og rettet mot feil målgruppe dersom bedriftens IT-leder implementerte et automatisk elektronisk oppmøte system. Gå gjennom alle trinnene i retningslinjene for å sikre at det ikke er noe utelatt eller oversett. For eksempel, hvis selskapets sikkerhetspolicy krever lagring av skjøteledninger umiddelbart etter bruk, bør trinnene for autorisert bruk av skjøteledninger ikke utelate trinnet om å koble opp ledninger og lagre i verktøyskapene. I tillegg til gjennomgang for overholdelse av lover og forskrifter, gjennomgå retningslinjer for gjeldende praksis og prosedyrer og nåværende produkter og tjenester.

Slik oppdaterer du

Policyhåndbøker er papirkopier av skriftlige retningslinjer lagret sammen i et bindemiddel, med en hovedkopi i et tekstbehandlingsformat. Originale kopier holdes intakt, og etterfølgende oppdateringer er kategorisert med en type oppdateringsnummereringssystem, slik at endringer blir sporet og datert, og den nyeste versjonen er notert og lett å se. Autoriserte oppdateringer gjøres til den elektroniske kopien, skrives ut, plassert i hovedbinderen, og distribueres til alle involverte, slik at de blir informert om policyendringen. En signert kvittering for mottak av den oppdaterte politikken er ofte nødvendig.