Skal en arbeidsgiver kompensere arbeidstakere for kjørelengde?

Selv om private arbeidsgivere ikke er lovkrav til å tilbakebetale arbeidstakere for kjørelengde knyttet til arbeidsrelatert privat kjøretøybruk, finner mange det fordelaktig å gjøre det. Bedrifter nyte en betydelig skattepause for kjørelengde og kjøretøy vedlikehold refusjon, og mange bedrifter finner at tilbyr denne perk hjelper dem tiltrekke og beholde talentfulle ansatte.

Selskapets kjøretøybruk

En ansatt som driver et selskapskøretøy for forretningsbruk, blir vanligvis refundert i kontanter for penger som han betaler ut av lommen mot drivstoffutgifter. Selskapet tar deretter et skattefradrag, hevder enten faktiske utgifter, ved å telle gass kvitteringer, eller hevder den vanlige bruksavgiften for internasjonal inntekt i USA, som for 2010 er 50 cent per kilometer. Virksomheter kan også skrive ned kostnader knyttet til leieavtaler for kjøretøy, registreringsavgifter og generell vedlikehold.

Personlig kjøretøybruk

En ansatt som bruker et personlig kjøretøy til forretningsformål og ikke refunderes for kjørelengde, kan ta skattefradrag selv, så lenge han oppfyller visse kriterier. Forsiktig dokumentasjon må oppbevares for å demonstrere kjørelengde relatert til forretningsbruk, med skattebetalers sporing av gass kvitteringer og vedlikehold og vedlikeholdsrelaterte økonomiske poster. Skattebetaleren kan bli bedt om å bekrefte at fradragene tas for kjørelengde påløpt bare under fullføring av nødvendige forretningsfunksjoner, i stedet for personlig bruk. Pendlingstid mellom hjem og forretningssted betraktes ikke som en fradragsberettiget kostnad med mindre den enkelte er selvstendig næringsdrivende.

Bedriftsgodtgjørelseskatter

Mange ansatte forhandler kilometeravgift som en del av deres sysselsettingspakker. Som sådan må en ansatt kunne dokumentere forretningsgyldigheten av refundert kjørelengde gjennom vedlikehold av kjøretøyrekord. Hvis et selskap gir sine ansatte en tilbakebetaling av kjørelengde som er forskjellig fra IRS standard kjørelengdeavdrag, kan det være lovlig å notere refusjonsstallene på ansattes lønns- og inntektsskattegister.

Tilbakebetaling av uavhengige entreprenører

Akkurat som arbeidsgivere ikke er pålagt å refundere arbeidstakere for kjørelengde, er de også fritatt for å refundere selvstendig næringsdrivende uavhengige entreprenører for deres forretningsmessige kjørelengde. Selv om entreprenører kan faktor i kjørelengde som en del av en samlet forespørsel om kompensasjon ved fastsetting av prosjektpriser, finner de fleste større fordeler ved å fratre kjøretøyets drift og vedlikeholdskostnader på egen individuelle selvangivelse.