Åtte trinn til effektiv kontraktstyring

Kontraktstyring innebærer tilsyn med avtaler med leverandører, kunder, partnere og ansatte. Effektiv tilsyn er avgjørende fordi salg kan gå tapt og regulatoriske straffer kan oppstå fra dårlig kontraktstyring. Forstå hvordan du effektivt kan håndtere kontrakter, og småbedriftens innkjøpsprosess kan forbedres betydelig.

orientering

Et møte skal avholdes med avdelingen som har kontraktsadministrasjonsarbeid og de som påvirkes av kontraktstyringsprosessen. På møtet skal årsaken til kontraktsforvaltningen forklares sammen med at programmet er fullt godkjent av toppledelsen. Når det er mulig, bør et styremedlem lede møtet.

Plan

En omfattende plan bør utvikles for å implementere et kontraktstyringssystem som sikrer at alle berørte avdelinger i en organisasjon fokuserer på å levere en kostnadseffektiv tilnærming til å håndtere kontrakter.

Personale

En person i organisasjonen skal få ansvaret for kontraktstyring. Dette er ofte innkjøpssjef. En prosjektplan for implementering av et kontraktstyringssystem bør utvikles av noen som har ansvar for å se at et system blir implementert korrekt og i tide og på budsjett. Planen skal utpeke oppgaver som skal gjennomføres, hvem er ansvarlig for oppgaven og målrettet sluttdato.

Prosess

Dokumentasjon av en kontraktshåndteringsprosess sikrer at alle i selskapet håndterer kontrakter på samme måte. Angi en arbeidsflyt, hvilken person eller avdeling er ansvarlig for å fullføre hvert trinn i arbeidsflyten og hvordan arbeidsmessige unntak håndteres.

Trening

Medlemmer av avdelingen som er ansvarlig for kontraktsforvaltningen, bør utdannes i selskapets kontraktstyringsprosess, vilkår som brukes og retningslinjer for funksjonen.

Standarder

Utvikle kontraktsstandarder. Slike standarder bør omfatte å opprettholde nøyaktig dokumentasjon for start- og sluttdato for en kontrakt og holde komplette kontraktstillatelser, og notere eventuelle endringer i kontraktsavtalen, for eksempel fornyelse av en servicekontrakt.

Mål

Etablere beregninger for å måle og vurdere effektiviteten av kontraktstyringsfunksjonen i en organisasjon. Slike beregninger vil inkludere nøyaktighet i kontraktsforberedelse og tid for å hente og referere kontrakter når det er nødvendig.

revisjon

Kontraktsforvaltningsfunksjonen bør revideres periodisk ved hjelp av en revisjons sjekkliste for referanse. Kontrollisten skal spesifisere hva som skal revideres og spesifikt hva som skal inspiseres med forventede resultater som er i samsvar med kontrakts revisjonsstandarder.