Hvordan håndtere en ansattes permisjon

En arbeidsgiver har stor breddegrad når det gjelder valg av fraværspolicy, så lenge politikken gjelder for alle kvalifiserte medarbeidere på en rettferdig og konsistent måte. Ansatte kan være dekket av lov om familie og medisinsk permisjon eller Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act. Hvis en dekket ansatt forespørsler forlater under en av disse lovene, må du håndtere ansattes permisjon på en måte som overholder gjeldende lovgivning. Du kan også bli pålagt å gi fravær i henhold til statlige eller lokale lover.

Forlatelse av fraværspolicy

1.

Lag en eksplisitt, skriftlig politikk som angir hvordan virksomheten din håndterer blader av fravær. Politikken bør forklare alternativer for betalt ferie, for eksempel ferie eller syke tid. Oppsummer akseptable grunner for å gi ubestemt permisjon. Hvis permisjonstid oppstår, forklare opptjeningsfrekvensen og når en ansatt er kvalifisert til å bruke tiden. Du må kanskje inkludere blackoutperioder. For eksempel, hvis du driver en butikk som avhenger mye av sesongsalg, kan du nekte å gi blader i denne perioden. Husk at blackout-perioder ikke er tillatt dersom permisjonstid er påkrevd i henhold til føderale og enkelte statlige lover.

2.

Informer alle ansatte om selskapets permisjon for fravær. Oppgi faktaark og ta med en fullstendig politisk redegjørelse i arbeidstakerhåndboken din. Følg lovkrav for å formidle informasjon om permisjoner. For eksempel må du vise en plakat som angir ansattes FMLA-rettigheter.

3.

Følg lokale og statlige regler for tildeling av permisjoner, hvor det er aktuelt. For eksempel krever enkelte statlige og lokale myndigheter at arbeidsgivere gir permisjonstid for frivillig arbeid eller å donere blod.

4.

Gi opptil 12 uker ubetalt medialorlov hvert år til kvalifiserte medarbeidere. FMLA dekker ansatte i bedrifter med 50 eller flere arbeidere som jobbet med 20 eller flere arbeidsplasser i året før. Ansatte er kvalifisert hvis de har vært med deg i et år eller mer og jobbet minst 1200 timer i året før. FMLA permisjon er gitt dersom en ansatt eller et medlem av hennes nærmeste familie er syk eller krever omsorg. Ansatte har også rett til FMLA-permisjon på grunn av komplikasjoner forbundet med graviditet eller tilpasning til ankomst av foster eller adoptiv barn. Arbeidsgivere kan kreve at ansatte ber om FMLA-permisjon for å gi en sertifisering av manglende evne til å jobbe hos helsepersonell. Helseforsikringsdekning må fortsette under FMLA-permisjon.

5.

Tillat ansatte å ta opptil 15 arbeidsdager med betalt permisjon hver for frivillig eller ufrivillig opplæring som medlemmer av hæren, marinen, luftvåpenet, marinemenn, kystvakt eller helsevesenet. Bare ansatte som anses som midlertidige arbeidstakere, er ikke dekket av USERRAs krav. Bedrifter kan ikke kreve at en ansatt omstiller treningspermisjonen. Du kan imidlertid kreve at arbeidstaker legger inn en skriftlig varsling forut for tid.

6.

Gi uavlønnet permisjon for ansatte som er kalt til eller frivillig for aktiv tjeneste i en gren av militærtjenesten. Arbeidsgivere er ikke pålagt å betale ansatte på aktiv tjeneste eller å fortsette ytelser. Når en ansatt er frigjort fra aktiv tjeneste, må han være reemployed i sin tidligere jobb eller i jobben han ville ha hatt hadde han ikke vært borte på aktiv militærplikt. Den gjenværende arbeidstaker må gjøre en anmodning om reemployment innen 90 dager etter at han er frigjort fra aktiv tjeneste. Hvis en ansatt har blitt deaktivert, må arbeidsgivere gi rimelig overnatting slik at han kan gjenoppta sin tidligere jobb. Hvis uførheten utelukker dette, må han plasseres i en alternativ stilling med tilsvarende lønn og fordeler, for så vidt det er mulig å gjøre det.

Fylle hullet

1.

Opprett en plan for å dekke ansattes ansvarsforhold når de er på permisjon. Krev alle ansatte om å forlate på forhånd når det er mulig. Dette vil gi deg tid til å ordne. Institutt et løpende tverrfaglig program slik at viktige oppgaver kan fullføres med minimal forstyrrelse.

2.

Gjenta jobberansvaret til den fraværende ansatt blant medarbeiderne. Dette er den vanligste strategien for dekning for ansatte i permisjon, ifølge US Department of Labor. Omfordeling av arbeid kan imidlertid ikke alltid være mulig for en liten bedrift. For eksempel, i et lite kontor kan det bare være noen få personer, hvem ville være overarbeidet eller måtte sette i overtid timer hvis de tar på seg arbeidet fra en fraværende ansatt.

3.

Lei en midlertidig arbeidstaker. Midlertidig hjelp er en strategi for å administrere blader som kan fungere for selv svært små bedrifter. Hvis du har tverrfaglig personell, kan de påta seg viktige oppgaver mens den midlertidige arbeideren utfører rutinemessige plikter som arkivpapir eller svare på telefonene.

4.

Spør ansatte om permisjon til å jobbe hjemmefra når det er hensiktsmessig og med medisinsk godkjenning. For eksempel kan en ansatt som gjenoppretter fra kirurgi, være i stand til å telecommute et begrenset antall timer for å bidra til å utføre nøkkelfunksjoner. Det kan hende du må gi en bærbar datamaskin eller annet utstyr og en forbindelse til bedriftsnettverket.