Slik formaterer du forretningsbrev med kopier

Bedriftsbokstaver som inneholder kopier, må være godt organisert. Ikke bare bør brevets opplysninger være konsise, de vedlagte eksemplene skal være klare, merket og organisert i henhold til bokstavets indikasjoner. Dette organiserte formatet sikrer at leseren er i stand til å reassemble brevets ordre, hvis det skulle bli uorganisert.

1.

Bruk tekstbehandlingsprogramvare til å bare formateringsprosessen. Opprett 1-tommers marginer på alle sider av brevet. Velg en lettlest skrift, for eksempel en Arial 10 eller New Times Roman 12. Start hver del av forretningsbrevet til høyre margin. Inkluder dobbeltavstand mellom hver seksjon.

2.

Ta med en header med firmaets navn, adresse og kontaktinformasjon hvis ditt brevpapir ikke gir denne informasjonen.

3.

Oppgi mottakerens fulle navn og adresse, også kjent som den innvendige adressen. Ta med mottakerens formelle tittel, for eksempel "Mrs." eller "Dr." Forkort all adresseinformasjon i henhold til retningslinjer for US Post Office.

4.

Ta med en profesjonell hilsen, for eksempel "Kjære Herr Smith" eller bare liste "Til hvem det kan bekymre seg" hvis du er usikker på brevet mottaker. Følg hilsen med et kolon (:).

5.

Opprett forretningsbrevets kropp. Gi kortfattet, nøyaktig informasjon. Opprettholde en profesjonell tone i brevet og gi fakta eller dokumenter for å støtte alle krav. Sett inn hovedpoengene i første ledd og bruk de ekstra avsnittene som skal vises på disse punktene.

6.

Lukk brevet med en profesjonell og høflig lukking, for eksempel "Takk" eller "Vennlig hilsen". Ta med et stort brev i det første ordet av avsluttende kun, dvs. "Vennlig hilsen din" og følg avslutningen med et komma. Inkluder for linjer etter avslutningen og skriv inn den trykte signaturen. Dette vil gi god plass til den skriftlige signaturen mellom avsluttende og trykt signatur.

7.

Angi eventuelle kopier eller dokumenter som skal vedlegges forretningsbrevet som vedlegg. Skriv inn "Vedlegg" og ta med antall kopier. Skriv "Vedlegg: 5, for eksempel hvis forretningsbrevet inneholder fem kopier eller dokumenter sammen med brevet. Merk eller nummer hver kopi og ta med dem bak bokstaven.