Elektronisk kommunikasjonsprotokoll

Fremskritt innen teknologi har revolusjonert måten bedriftene kommuniserer internt og eksternt på. På mange måter åpner kommunikasjon via e-post, tekstmelding og direktemeldinger kanaler for effektiv og pålitelig utveksling av informasjon. Hastighet kan imidlertid føre til kommunikasjonsoverbelastning, feilkommunikasjon og brudd på personvern. Opprette elektroniske kommunikasjonsprotokoller lindrer disse vanlige problemene.

Opprett standardprotokoll

Utvikle skriftlige retningslinjer for ansatte som skisserer beste praksis for elektronisk kommunikasjon. Definer omstendigheter der det er hensiktsmessig å sende en e-post til en annen part, til CC en kopi av en e-postkommunikasjon til andre i selskapet, og når det er og ikke er hensiktsmessig å blindkopiere en mottaker på en e-post, spesielt en av en sensitiv natur. Dette reduserer tiden når ansatte bruker sikting gjennom elektronisk kommunikasjon som ikke er avgjørende for deres jobbfunksjoner.

Formatering og emnelinjer

Definer en standardprotokoll for hvordan elektronisk kommunikasjon er formatert. Oppfordre bruk av en kort, men beskrivende emnelinje og en standard signaturlinje som inneholder navn, tittel og kontaktinformasjon. Formatering bør være i vanlig skrift og størrelse. Forbud mot bruk av alle caps, utdypede skrifttyper, farger eller ekstremt liten eller stor punktstørrelse tekst.

Begrense e-postinnhold

Begrens typene av e-postene som kan distribueres internt. Bedrifter utgjør risikoen for tapt produktivitet dersom ansatte blir vant til å bytte e-post vitser, lenker og annet materiale som ikke er relevant for arbeidet. Angi parametere for hva som anses som en hensiktsmessig utveksling av informasjon mellom kolleger på arbeidsplassen din.

Institute Best Practices

Forklar ansatte med de mest effektive måtene å kommunisere elektronisk. Oppfordre for eksempel ansatte til ikke å svare med et "ja" eller "nei" svar på et spørsmål når du svarer på et spørsmål, men å utdype svaret. Hvis en leder for eksempel sender en underordnet e-post og spør om en rapport vil bli fullført i tide til et styremøte, er de mest hensiktsmessige svarene "Ja, rapporten skal gjøres klokka 3 i ettermiddag" eller "Jeg har løp inn i noen problemer med rapporten som ikke vil bli løst til i morgen, så rapporten vil ikke bli gjort i tide til i ettermiddags styrets møte. "Denne tilnærmingen eliminerer misforståelser eller feilkommunikasjon.

Definer passende ekstern kommunikasjon

Når du kommuniserer med kunder, kunder og leverandører, oppfordrer de ansatte til å bruke samme faglige tilnærming og verbiage i elektronisk kommunikasjon som de ville bruke i formell skriftlig korrespondanse. Dette inkluderer bruk av titler, en standard åpning og lukning av virksomheter, og unngår slang eller snarveismeldinger som er felles med elektronisk kommunikasjon. I tillegg oppfordrer ansatte fra å videresende e-post til en utenforstående parti uten en tilhørende forklaring som beskriver formålet med den videresendte meldingen.

Tekstmeldingsprotokoller

Tekstmeldinger på smarttelefoner eller via andre elektroniske enheter er en forkortet måte å kommunisere med forretningsforbindelser. Forsiktig bør fortsatt tas for å stave riktig, opprettholde profesjonalitet og beskytte personvernet. Dobbeltsjekk mottakere før du trykker "Send", så elektroniske meldinger går bare til mottakerne, og avstår fra å dele fortrolig, sensitiv eller proprietær informasjon via elektroniske midler.