Slik avslutter eller avslutter du et forretningsmemo

Bedriftseiere har mange dokumenter som kommer over deres skrivebord eller i deres e-postkasser. Som bedriftsleder har du lest utallige antall notater, slik at du forstår at kommunikasjon og klarhet er avgjørende for å få handling. Det finnes fem vanlige typer forretningsmemoer. Slutt memoene på en måte som inspirerer folk til å handle.

Tips

• Å avslutte et forretningsmemo avhenger av hvilken type notat du skriver. De fleste notater avsluttes med en oppfordring til å angi de nødvendige neste trinnene.

Avsluttende fremdriftsrapporter

Langsiktig prosjekter krever ofte oppdatering av relevante parter om fremdriften som blir gjort. Notatet vil forklare hvor den siste statusrapporten sluttet, hvilke tidslinjer er du nå og hva de neste trinnene vil være. Det skisserer de tiltakene som allerede er tatt, og prestasjoner som er gjort.

Hvis du for eksempel koder et nettsted for en klient som forventes å ta seks måneder å fullføre, kan du sende en fremdriftsrapport hver måned for å oppdatere klienten om utviklingen. Det identifiserer også eventuelle problemer du har oppstått. Ved å avslutte en fremdriftsrapport beskrives de neste trinnene og ber om handling fra den andre parten for å løse eventuelle problemer eller problemer.

Møte protokoll Memo

Møte skjer for å samle en gruppe sinn sammen for å gjennomgå problemer, brainstormoppløsninger og godkjenne handlinger. Fordi møter ofte dekker mye informasjon, hvorav noen ikke er relevante for de neste trinnene, brukes et notat til å oppsummere møtet. Et styremøte kan stemme på budsjettposter.

Det kan også være en diskusjon om å utvide en ny markedsføringsstrategi. Møtemåtenes notat vil oppsummere hovedpunkter og konkludere med hva som forventes av hver part fremover. Det vil også etablere neste møteopplysninger hvis de er tilgjengelige, for eksempel dato, klokkeslett og sted.

Hendelsesrapporter Konklusjoner

Denne typen notat brukes når noe skjer som du må dokumentere for en kunde- eller ansattesfil. En hendelsesrapport som involverer en kunde, kreves dersom noen falt mens de gikk i butikken din. En hendelsesrapport som involverer en ansatt, kan dokumentere brudd på brudd på oppførsel. Hendelsesrapporter er hendelsen og inkluderer dato, klokkeslett, sted og omstendigheter bak hendelsen.

Disse opprettholdes i juridiske eller menneskelige ressursfiler som bevis på hva som skjedde. Avslutt en hendelsesrapport ved å merke om det er behov for ytterligere tiltak. Hvis noen ble skadet, oppgi om medisinske evalueringer anbefales eller bestilles. Hvis en ansatt bryter opp adferdskodeksen, oppgi eventuelle disiplinære tiltak og opplæring som følger hendelsen.

Lagsspesifikke direktiver

Du kan bruke et notat til å gi dine lagspesifikke retningslinjer. Noen ganger er det en endring i en bestemt regel eller prosedyre. Direktivmemoet skisserer disse endringene og angir hva som forventes av ansatte fremover.

For eksempel, hvis en lege kontor har en ny prosedyre for å håndtere sharps (nåler eller skalpeller), må hver ansatt få en kopi av et notat som beskriver endringen og forventet ny oppførsel. Slutt et direktivmemo ved å tydelig gjenta den nødvendige handlingen, angi eventuelle treningsdatoer, og deretter tilby å svare på eventuelle spørsmål fra ansatte om endringen.

Forespørsel Response Memo

En ansatt, kunde eller partner kan spørre om et produkt, en policy eller en prosedyre. Forespørselsresponsmemoet svarer på spørsmålene som er opptatt i forespørselen.

For eksempel kan en ansatt spørre hvorfor hansker kreves i lageret. Notatet vil skissere eventuelle helse- og sikkerhetsforskrifter, og vil også angi bruken av sikkerhetsutstyr, og deretter ta opp de faktiske sikkerhetshensynene som hanskene er ment å beskytte mot i lageret. Denne typen notat skal takke personen for henvendelsen, og bør også gjenta hvorfor politikken eller handlingen er hensiktsmessig.