Utarbeide et internt memorandum

Interne memorandums gir medarbeidere og ledere informasjon om prosjekter, mål, tidsfrister, problemer og andre emner. Hvis du forventer at notatet ditt skal leses, er det viktig å skrive så kortfattet som mulig og tydelig identifisere formålet med notatet. En rask gjennomgang av memoformatering vil bidra til at notatet ditt er klart og konsistent.

Overskrift

Overskriften inneholder datoen, viser navnene på mottakerne, lister ditt navn og gir en kort fagbeskrivelse. Plasser hvert av disse elementene på egne linjer. "Til:" foregår i listen over mottakere, "Fra:" foran ditt navn, "Dato:" forut for datoen og "Emne:" før emnebeskrivelsen. Den viktigste delen av overskriften er emnet. Leserne bør raskt forstå hvilken informasjon eller instruksjoner som finnes i hoveddelen av notatet ved å lese emnelinjen. En god emnelinje beskriver formålet med notatet i så få ord som mulig.

Introduksjon

Introduksjonen gir litt bakgrunn om emnet du vil diskutere i notatet. Mens emnet kan være en du kjenner godt, kan mottakerne trenge ytterligere informasjon, spesielt hvis de ikke er direkte involvert i prosjektet. Forklar kort begrunnelsen for notatet i et to- eller tre-punkts avsnitt. Målet med introduksjonen er å sikre at mottakerne forstår nøyaktig hva som skal diskuteres og hvorfor de har mottatt notatet.

Kropp

Kroppen av notatet forklarer emnet som er oppført i emnelinjen i detalj. Hvis formålet med notatet er å oppdatere mottakerne om status for et prosjekt, kan du kort forklare formålet med prosjektet og liste alle elementer som er fullført og de som ikke er fullført. Hvis du trenger godkjenning for å fortsette med en oppgave eller oppgave, bør kroppen inneholde informasjon som forklarer nøyaktig hva du planlegger å gjøre, når du planlegger å gjøre det og hvordan du planlegger å gjøre det. Unngå å legge ubetydelige detaljer. Notatet bør bare inneholde informasjon leserne trenger for å forstå situasjonen eller ta en avgjørelse.

Konklusjon

Konklusjonen forklarer hvilken handling du vil at mottakere skal ta etter å ha lest notatet. Du kan be om innspill, en beslutning eller invitere mottakere til et møte for å diskutere emnet. Konklusjonen bør inneholde informasjon om hvordan du kontakter deg. Inkluder mer enn en kontaktmetode, for eksempel telefonnummeret ditt og din e-postadresse. Hvis det er en frist for svar på notatet, er det viktig å notere denne informasjonen også.