Finansielle aspekter av kontraktsstyring

God kontraktsadministrasjon sørger for at kontraktene din firma skilt ikke overskrider forventede utgifter. Kontraktshåndtering starter når du identifiserer målene dine, og fortsetter gjennom budgivning, nybegynnere og utarbeidelse av vilkårene. Deretter styrer du kontrakten ved å overvåke ytelsen og håndheve vilkårene. For et lite selskap på et stramt budsjett, er det et verktøy for å holde kostnadene fra ballong.

spesifikasjoner

Når du søker bud fra entreprenører, hjelper det å ha prosjektspesifikasjonene allerede i tankene. Klare spesifikasjoner hjelper entreprenører med å vurdere hvor mye å by på å være både konkurransedyktige og lønnsomme. De gjør det også lettere for deg å bedømme fordelene ved ulike bud. Gode ​​spesifikasjoner bidrar også til å løse konflikter: Hvis det er tvister på veien om at entreprenøren bruker billige materialer eller lader for mye for arbeidskraft, kan spesifikasjoner avgjøre om han har overtrådt vilkårene.

Vilkår

Et aspekt av kontraktstyring er å avgjøre hvordan man skal strukturere entreprenørens utbetalinger. Den enkleste ordningen er et fast fast gebyr for tjenester eller varer. Faste gebyrer gjør det enkelt å vite hva du betaler, men det kan være vanskelig å bli enige om en pris på et komplekst prosjekt. En cost-plus kontrakt dekker entreprenørens kostnader pluss et fast gebyr; Denne strukturen er risikabelt, da entreprenøren ikke har noe incitament til å kontrollere utgifter. Noen kontraktsforvaltere favoriserer en fast pris med kvoter for økninger i prisen på arbeidskraft eller materialer.

Incentiver

Hvis du vil oppfordre entreprenøren til å utmerke seg, kan kontrakten inkludere økt eller redusere entreprenørens betaling, avhengig av hvordan han utfører i forhold til et referansepunkt i avtalen. Du kan tilby incitamenter til å avslutte tidlig, fullføre under budsjett eller levere overlegen kvalitet - det som er viktigst - eller flere insentiver som dekker mer enn ett referanseindeks. Du må strukturere insentiver slik at de er oppnåelige, men bare for betydelig overlegen ytelse.

Endringer

Uansett hvor godt du og entreprenørplanen, kan det oppstå uforutsetninger som du ikke har forventet. Forbruksvarer kan være uventet kostbare; tidsfrister kan bli presset tilbake på grunn av stormer; du kan oppdage at prosjektet trenger noe element du ikke opprinnelig oppgav. Gode ​​ledere etablerer prosedyrer for evaluering og godkjenning av endringer og justering av prosjektbudsjettet tilsvarende. Effektiv kontraktstyring krever at prosedyrene følges slik at endringer ikke påvirker budsjettet mer enn nødvendig.