Eksempler på intern kontroll over finansiell rapportering

Interne kontroller er retningslinjene du har satt på plass for å holde bedriftens finansielle rapportering nøyaktig. Hvis du selger aksjer til offentligheten, har interne kontroller vært obligatoriske i flere tiår. Sarbanes-Oxley Act av 2002 styrket kontrollene. Så lenge du følger loven, er du fri til å utvikle interne kontroller som passer til bedriftens behov.

Ansvarsfordeling

Det er viktig å dele opp ansvaret for interne kontroller. For eksempel, hvis en person driver kasseapparatet for et skifte, vil du ha minst en annen person som sjekker kassaskuffen til slutten. Det handler ikke bare om å forhindre svindel. Selv om kassereren er ærlig, har to sett med øyne en bedre sjanse til å fange feil.

Et annet eksempel på delt ansvar er å kreve to personer å foreta kjøp: ett tegn sjekker, en tillater kjøpet. Det reduserer muligheten for en ansatt å feire, ved å skrive en sjekk for elementer som ikke eksisterer.

Forhindre og oppdage

Noen interne kontroller gjør det vanskeligere for alle å begå svindel. Styring av tilgang til regnskapsprogramvare og digitale poster er en måte å gjøre dette på. Hvis du bare har noen få personer som kan skrive inn data, har du bare noen få som kan endre det.

Andre kontroller fokuserer på fangstfeil, for eksempel ved å sammenligne to uavhengige sett med poster for ett sett av transaksjoner. Det klassiske eksempelet er å balansere sjekklisten din: hvis kontoutskriften ikke samsvarer med din hovedbok, søk etter en grunn. Matchende kvitteringer til leverandørbetalinger er en annen metode.

Overvåking av ytelse kan også være en måte å oppdage feil på. Hvis kontantstrømmen for kvartalet er langt unna det du hadde budsjettert, kan årsaken være uventede utgifter eller inntekter. Det kan også være at noen gjorde en stor feil ved å legge inn kvartalsdataene.

Kontrollerer kontrollene

Det er ikke nok å sette opp regler for interne kontroller. Du må gå den ekstra mile for å finne ut om disse interne kontrollene fungerer. Periodiske interne revisjoner og overvåking bør se på om ansatte overholder interne kontroller eller om de finner måter å komme seg rundt. Hvis unntak og problemer oppstår, rapporterer de ansatte disse problemene? Har du personalomsetning, er de nye medarbeiderne riktig informert om dine kontrollbehov? Dette er blant de problemene du må forberede deg på.

Material Svakhet

Når Securities and Exchange Committee ser over selskapers overholdelse av Sarbanes-Oxley, er det lite margin for feil. Hvis du har en alvorlig svakhet i interne kontroller, forstyrrer det hele kontrollsystemet.

Anta at dine interne kontroller har et krav, som er at når ulike avdelinger overfører beholdningen, må de forene månedlige kontoer. Du har imidlertid ikke en prosedyre på plass som garanterer at dette vil skje. I øynene til SEC er det en alvorlig feil. Selv om kontoene dine er nøyaktige, er potensialet for uoppdaget feil eller svindel for høy.