Etiske problemstillinger av Office Personvern i Business Communications

Bedrifter må balansere ansattes personvernproblemer med et behov for å forhindre uetisk oppførsel av ansatte som kan skade virksomheten. Bedriftskommunikasjon av alle slag - inkludert e-post, nettfora, telefonsamtaler og papirbasert kommunikasjon - kan misbrukes, og resultatene kan utgjøre alvorlige farer for selskapet og ofrene for den uetiske oppførselen.

risiko

Misbruk av kontorteknologi, for eksempel en datamaskin som brukes til å få tilgang til e-post og Internett, kan skape risiko for din bedrift, ifølge AC Krizan og kollegaer, "Business Communication". For det første vil produktiviteten reduseres dersom dine ansatte rutinemessig misbruker kommunikasjonsrettighetene, for eksempel ved å bruke e-post og chattjenester for personlig kommunikasjon og andre ikke-essensielle oppgaver. For det andre, hvis dine ansatte deltar i uetiske aktiviteter, kan selskapets omdømme lide. Verre, misbruk kan føre til juridiske problemer. Hvis en ansatt for eksempel bruker selskapsteknologi til å sende trakasserende meldinger til kollegaer eller klienter, kan bedriftens utstyr beslaglegges som bevis, og selskapet kan holdes ansvarlig for å unngå å forhindre uetisk oppførsel.

Overvåking av forretningskommunikasjon

På grunn av de betydelige risikoene som er forbundet med bedriftskommunikasjon, overvåker enkelte arbeidsgivere bedriftskommunikasjon for å holde tabs på ansattes aktiviteter og forhindre misbruk. Men spionering på medarbeiderens kommunikasjon kan ha negative effekter på arbeidsplassens moral, men det kan imidlertid være berettiget å overvåke. For eksempel, hvis du rutinemessig overvåker medarbeidermeldinger, vil dine ansatte føle at du ikke stoler på dem. De kan også tro at du invaderer deres privatliv, selv om du har en klar juridisk rett til å overvåke bruken av selskapets utstyr og ressurser.

Etikkpolitikk

En løsning på dette konseptet er å utarbeide en policy som beskriver retningslinjene for etisk forretningskommunikasjon og din personvernpolicy for overvåking av kommunikasjon. Forklar for eksempel dine forventninger til etisk forretningskommunikasjon, inkludert hvilke oppføringer som ikke er akseptable. Forklar også spesifikkene når og hvordan du vil overvåke medarbeiderkommunikasjon for å sikre samsvar. Til slutt skissere konsekvensene for uetisk oppførsel. En klar politikk lar ansatte vite hvor du står og lar dem bestemme om de vil tolerere å bli overvåket eller søke sysselsetting andre steder.

Juridiske grenser

Rådfør deg med en advokat som har erfaring i bransjen din hvis du ikke er sikker på hvilke juridiske grenser du må observere. Generelt har domstolene opprettholdt arbeidsgiveres rettigheter til å overvåke kommunikasjon som er avhengig av selskapets eide teknologi, ifølge boken "Computer Concepts", i juni Jamrich Parsons og Dan Oja. Den underliggende juridiske begrunnelsen er at selskapets rettigheter og interesser oppveier en ansattes rett til privatliv når den ansatte bruker selskapsutstyr, ifølge forfatterne.