The Do's & Don'ts of Business Communication

Forsøk på å gi en spansk-språkversjon av en lokal valgstemme i Massachusetts tok en morsom tur da en kandidat ble merket "nåværende dragonfly" i stedet for "nåværende sheriffen." Stemningsfeilen skyldtes en feil i en bokstav i oversatt tekst og førte til tilbakekallingen av hundretusener av stemmesedler, notater kolonneist Dianne Williamson. Feil som denne illustrerer betydningen av å holde forretningskommunikasjon gjør og ikke huske.

Skriftlig kommunikasjon

Ikke utgitt et forretningsbrev, notat eller flyger, og skriv ut eller distribuere det uten å korrekturlese materialet først. For å sikre nøyaktighet er det best å legge teksten til et annet sett med øyne; spør en medarbeider å korrekturlese det også. Som Massachusetts-valgfeilen antyder, er dette spesielt viktig hvis du bruker tekst oversatt til et annet språk. Rekruttere en morsmål for det språket for å korrekturlese teksten og sørg for at den formidler meldingen du hadde til hensikt. Ikke anta at personen som oversatte materialet var perfekt.

Kommunikasjonskanaler

Ikke prøv å forklare kompliserte eller kontroversielle forretningsplaner eller avgjørelser i en e-post. Arranger et møte med ansatte hvor du kan forklare disse problemene og svare på ansattes spørsmål. Å gjøre disse kunngjøringene personlig gir deg mulighet til å måle nonverbal tilbakemelding og unngå misforståelser som kan skyldes feilfortolkede e-postmeldinger. Husk at e-post kanskje ikke er den beste kommunikasjonskanalen for å levere gode nyheter, heller ikke. For eksempel kan en ansatt finne et kompliment om sitt arbeid på et prosjekt mye mer meningsfylt hvis du tar deg tid til å stoppe ved skrivebordet og levere det personlig.

Terminologi

Ikke ta med jargong, akronymer eller tekniske termer når du kommuniserer om virksomheten din med offentlige eller ikke-tekniske ansatte. De som ikke er kjent med bransjens akronymer, kan savne biter av din talte melding mens de prøver å dechiffrere et akronym du brukte i tidligere setninger. Jargong og tekniske termer i skriftlige materialer kan få leseren til å kaste ditt markedsføringsmateriale i stedet for å prøve å dechifrere det. Forvirrende vilkår gjør at målgruppemedlemmene dine føles som utenforstående, en effekt du ikke vil ha på kunder eller ansatte. Unngå å bruke den siste fengende frasen som gjør veien gjennom amerikansk kultur. Fokus i stedet for begreper som kunne forstås av en syvende klasse student.

Ærlighet og Brevity

Fortell sannheten eller anerkjenn når du ikke er klar til å diskutere et emne, men ikke lyver for ansatte eller kunder. "I stedet for å lyve, trene deg selv for å svare, " Jeg er ikke ledig til å kommentere ", eller" Jeg kan ikke svare det fullt ut akkurat nå, "når du blir spurt om konfidensielle eller sensitive emner, " forklarer forretningsutøver Stever Robbins. Hold kommunikasjon kort når det er mulig. Forskning fra University of Tennessee viser gjennomsnittlig voksen har en oppmerksomhetsspanne på 20 minutter, notater Inc. Magazine. Spør deg selv hvor viktig hvert stykke informasjon er før, inkludert det i et brev, e-post eller presentasjon. Når du snakker til en gruppe, hold publikum involvert ved å stille spørsmål, bruke korte videoklipp og fortell historier som illustrerer dine hovedpunkter.