Ulempene ved sorteringsfunksjonen i Microsoft Excel

Du kan bruke Microsoft Excel til å sette opp en enkel rad-og-kolonnematrise av informasjon, oppføring av inntektsdata, detaljering av utgifter og dokumentering av hendelser. Disse oppgavene knapt skrap overflaten av Excels evner. Den virkelige kraften ligger i evnen til å avsløre forhold mellom verdiene i et datasett. Sortering av innholdet i regnearket gjør disse mønstrene synlige. For alle fordelene et sorteringstrinn kan tilby, kommer det med begrensninger som gjør andre Excel-prosedyrer mer fordelaktige.

Data underveis

I motsetning til en database, som opprettholder ekvivalenten av hver rad i et Microsoft Excel-regneark som en separat post, holder Excel regneark sammen flere poster. Når du sorterer dataene, reorganiserer Excel rekkefølgen av celleoppføringene dine for å matche organiseringskriteriene du velger. Denne operasjonen endrer radposisjonen der individuelle verdier vises. Med mindre du avbryter sorteringstrinnet, endrer verdiene dine permanent posisjoner, noe som kan påvirke utfallet av formler som refererer til verdiene i bestemte celler. Hvis du gjemmer hele rader eller kolonner før du sorterer, påvirker prosedyren dem ikke, noe som kan skje resultatene dine.

"Å, Excel, Hvordan sorterer jeg?"

Microsoft Excel begrenser sorteringskriteriene til stigende og synkende organisasjon i numerisk eller alfabetisk rekkefølge, etter dato eller tid, av fargen på celler, type eller ikoner, eller mot en tilpasset liste over verdier du angir. Selv om disse alternativene gir et fleksibelt grunnlag for å organisere dataene dine, kan du ikke lage en formel for å kontrollere hvordan sorteringsrutinen rangerer verdiene dine. Hvis en kombinasjon av Excels innebygde sorteringsmetoder ikke kan omorganisere verdiene dine på den måten du foretrekker, kan du bli tvunget til å eksportere verdiene dine og manipulere dem i et annet program eller bruke en annen Excel-metode for å oppnå resultatene dine.

Ulykkelige konsekvenser

Når du velger mindre enn et komplett regneark før du utsteder en sorteringskommando, kvalifiserer bare de rader og kolonner du legger til i ditt utvalg, for sorteringsprosedyren. Hvis du har oppgitt informasjonen din i den typiske formen for enkeltrangerte poster, med hver kolonne i raden, som er relatert til resten av den radens data, kan en selektiv sorteringsprosess forstyrre datasettet og skjule betydningen av informasjonen din. Merk at sortering ikke kan omorganisere rekkefølgen av kolonner i et regneark eller skjule deler av dataene dine.

Andre metoder

I stedet for å bruke Microsoft Excels sorteringsprosedyre for å organisere og avsløre mønstre i regnearkdataene dine, bruk programmets filtreringsalternativer i stedet. Autofilter plasserer en klikkbar kontroll øverst i hver datakolonne, noe som gir deg øyeblikkelig tilgang til sorteringskriterier som bruker en kolonnes verdier til å kontrollere rekkefølgen der hele rader vises. Når du fjerner Autofilter, returnerer verdiene dine til ordren du skrev inn i. Programmets Advanced Filter utvider alternativene dine for å inkludere komplekse logiske forhold mellom dine verdier som du kan bygge inn i flere kriteriumkommandoer. Den kan gjelde for hele regnearket eller begrense søknaden til et dataområde du angir. Begge kommandoene kan gjemme resultater som ikke samsvarer med søkebehovene dine og skjerm ut dupliserte oppføringer.