Årsaker til duplikater i QuickBooks

QuickBooks gir kraftige regnskapsverktøy som hjelper deg med å administrere bedriftens økonomi. Dupliseringsoppføringer gir ikke bare forvirring når du ringer salgskvitteringer og kjører rapporter, men de kan også bremse QuickBooks-databasen. Hvis du fjerner disse oppføringene og lærer å unngå duplikater i utgangspunktet, kan du holde QuickBooks-programvaren rask, rask og effektiv.

Importerer lister og transaksjoner

Duplikater kan oppstå når du importerer lister og transaksjoner fra et eksternt program til bedriftens datafil. Støttede programmer som kan importeres til QuickBooks, inkluderer Microsoft Excel, andre regnearkprogrammer og programmer som er lagt til i standard QuickBooks-installasjonen. I tillegg kan verktøyet for gjenoppbygging av data opprette dupliserte transaksjoner i et forsøk på å gjenopprette ellers uopprettelige transaksjoner.

Utsalgssted

Kunder blir av og til kommet inn to ganger i kundelisten i systemet Point of Sale. Hvis en ansatt skriver inn et navn feil, inkluderer et mellomnavn i en oppføring, og etterlater det i en annen, eller bare kontrollerer ikke om kunden allerede eksisterer, kan det oppstå duplikatoppføring. Du kan fjerne disse duplikatene i både salgsstedet og QuickBooks. Hvis du vil slå sammen duplikatkunder, velger du kundeoppføringen du vil kombinere og velger "Jeg vil til" -menyen og klikker på "Merge" -alternativet. Bekreft fusjonen ved å velge alternativet "Merge Kunder".

Nedlastede transaksjoner

Manuell innføring av transaksjoner og bruk av automatisk oppdateringsfunksjon kan opprette dupliserte transaksjonsoppføringer. For å unngå dette kan du deaktivere nedlasting av transaksjonshistorikk fra bankens nettsted. Et bedre alternativ innebærer bruk av avstemmingsfunksjonen for å matche nedlastede transaksjoner til manuelt innførte transaksjoner. Velg menyen Banking og velg "Reconcile" fra listen over alternativer. Velg deretter kontoen med duplikatoppføringene, setningsdataene og følg instruksjonene i veiviseren for å forene transaksjonene dine og slette eventuelle ekte duplikatoppføringer.

Finne og fikse duplikater

QBwin.log-filen lagrer informasjon om dupliserte transaksjoner. Når du har åpnet filen, skriv "Ctrl-F" for å hente opp Finn-vinduet. Se etter ordet duplikat i noen av oppføringene, og sammenlign deretter duplikatene med navnet, kontoen eller meldingen som er knyttet til duplikatfilen. For å løse de dupliserte filnavnene, åpne den tilhørende kunden, leverandøren eller beholdningslisten og endre stavemåten for hver duplikat. Du må endre minst ett tegn for å løse duplikatet.