Hvilken type makt styrer administrative assistenter i en organisasjon?

Mens administrative assistenter har en stillingsbeskrivelse, begynner den beskrivelsen ikke hvordan kontorassistenter utøve kraft. En kunnskapsrik administrativ assistent med sterke personlige ferdigheter kan gjøre kontoret til et kraftverk. Dine forretningsforbindelser må ha en tone og smak som ikke bare imponerer kunder, jevnaldrende og ansatte, men hjelper deg også med å bli effektiv når du styrer din bedrift. Når du forstår den potensielle kraften til en administrativ assistent, vet du hvilken myndighet som skal delegeres.

Offisielle makter

Administrativ assistent tar over oppgaver som gjør dagen mer effektiv. Skrive rutinemessige e-postmeldinger, åpne post, skrive avtaler på kalendere, komponere brev og organisere papirer for lagring faller alle under administrasjonens assistent. Kraften bak disse oppgavene hviler på å gi sjefen mulighet til å bruke sin tid til å ta beslutning, opprettholde faglige relasjoner, overvåke prosjekter og føre tilsyn med ansatte.

Uoffisielle makter

Din assistentes motstandskraft under stressende øyeblikk i en hvilken som helst kontorsituasjon er nøkkelen til suksess for din bedrift. En del av den motstanden har et positivt syn på hvordan man håndterer stress på jobben, samt muligheten til å ta på seg flere oppgaver. Å holde viktig bedriftsinformasjon konfidensiell kan være et annet uvurderlig aspekt til administrativ assistents rolle. Også svært viktig er hans evne til å fungere godt sammen med personer i organisasjonen som har varierende ansvarsnivåer. Din assistent blir den direkte koblingen mellom deg og de som jobber for deg, så vel som dine kunder. Du kan ikke bli oppmerksom på før du ansetter assistenten din at han har så viktige, men uoffisielle krefter, men de er viktige for fremgangen og suksessen til bedriften din.

Intuitiv kraft

De beste administrative assistentene har krefter som nesten virker medfødte. Din assistent kan bli portvakt til mange mennesker og håndtere problemer og beslutninger som du ikke har tid til å ta opp. Denne typen kraft kan bli veldig nyttig når du er oversvømt med møter, og har en tung reiseplan eller en rekke e-postmeldinger og talemeldinger for å svare. Når du har utviklet et tillitsfullt forhold til administrativ assistent, kan hun bli så oppmerksom på din lederstil at hun kan svare på forespørsler fremsatt fra mennesker, enten via e-post og telefonmeldinger, som ikke er så avhengige av din umiddelbare handling .

Kraft gjennom teater og drama

De fleste bedriftsorganisasjoner kan attestere til hvor ukontrollert og gal arbeidsplassen kan komme til tider. Dette kan skyldes nesten umulige tidsfrister, store arbeidsbelastninger, testige personligheter og den delikate moralen i organisasjonen selv. En administrativ assistent som bruker sine "teatralske" krefter for å roe nervene i organisasjonen din, kan gjøre en sterk forskjell i å komme gjennom så vanskelige tider for både deg og hele organisasjonen din. Dette kan omfatte å ta ansvar for kaos ved å presentere en sterk fysisk holdning og bruke en autoritativ stemme, avslutte tvister ved å kunngjøre at deltakerne i et møte er utenfor emnet og ute av drift, og marsjerer gjennom arbeidsplassen med et autoritativt skritt som sier den administrative assistent har øre til sjefen. Disse teatrene har et maktnivå som kan hjelpe deg med å opprettholde respekt for jevnaldrende og underordnede.