Hva er et kontantutbetalingssystem?

Hver liten bedrift trenger et kontantutbetalingssystem som effektivt og sikkert håndterer selskapets kontantbetalinger. Leverandørgjeld, eller A / P, er nært knyttet til kontantutbetalinger, og de fleste transaksjoner behandles gjennom A / P når en kontant betaling gjøres. Riktig dokumentasjon er en del av en effektiv kontantutbetalingsfunksjon, og alle kontantutbetalinger må registreres på selskapets finansielle poster. Tilstedeværelsen av gode interne kontroller er viktig i kontantutbetalinger og bidrar til å sikre at kontanter betales for legitime transaksjoner.

Konto Betalbar Funksjon

A / P-funksjonen har ansvaret for å godkjenne utbetalinger på selskapets leverandør- og kreditortransaksjoner. A / P godkjenner transaksjoner for betaling kun når det foreligger dokumentasjon på transaksjonen. Fordi A / P samsvarer med det nødvendige papirarbeidet for transaksjonsgodkjennelse, er det foretrukket at den ikke registrerer den faktiske betalingen til leverandøren eller kreditoren for å forhindre betaling av svindel eller ugyldige transaksjoner.

Transaksjonsdokumentasjon

De fleste kontantutbetalinger er fakturautbetalinger. For eksempel når transaksjonen er kjøpt, skal transaksjonen ha en faktura sammen med en innkjøpsordre og et bevis på varekvittering før betaling på transaksjonen blir gjort. For en tjeneste skal fakturaen henvise til en kontrakt som beskriver arbeidsavtalen mellom partene. Manglende dokumentasjon kan være et tegn på en ufullstendig transaksjon, for eksempel ikke-levering av produkter eller tjenester eller svindelaktivitet.

Transaksjonsopptak

Når virksomheten din kjøper eller mottar en verdi av verdi med en bestemt pris, registreres den som en kreditt på en gjeld eller kontantkonto. Kredittransaksjoner registrert som gjeld betales på en fremtidig dato, og når den nødvendige dokumentasjonen er mottatt, debiteres forpliktelsen og kontanter krediteres for betalingsbeløpet. Opptaket av transaksjonen på de finansielle regnskapene følges av opprettelse av en sjekk eller elektronisk betaling utstedt til leverandøren.

Interne kontroller

Gode ​​interne kontroller i kontantutbetalinger er avgjørende for å forhindre tap av kontanter. Ideelt sett bør A / P-ansatte ikke ha ansvar for kontantutbetalinger for å forhindre betaling av ugyldige transaksjoner. Denne adskillelsen av oppgaver kan beskytte kontokontoen din. Hvis virksomheten din er for liten for dette arrangementet, må en medarbeider som ikke er involvert i A / P, avstemme bankkontoen hver måned og utføre tilfeldige revisjoner av kontantbetalinger for å vurdere om kontantbetalinger er for gyldige transaksjoner.