Hva er en utgiftsautorisasjonsprosjektrapport?

En utgiftsgodkjennelsesprosjonsrapport bistår regnskapsførere og prosjektledere med å oppdage metoder og prosedyrer som øker prosjektkostnadene. Mange myndigheter, for eksempel statlige universiteter eller fylkeskontorer, bruker disse rapportene til å spore opp store utgifter og årsakene til deres autorisasjon. Små bedrifter kan også dra nytte av å bruke disse rapportene til å spore reiseutgifter, underholdningsutgifter og utdanningsoppgaver for ansatte.

Utgiftstillatelsesprosess

Prosjektledere installerer ofte prosesser for å inneholde utgifter, for å finne jobboppgaver som er blødende inntekter, og for å dempe bedriftsavfall. En av disse prosessene innebærer godkjenning av bedriftsutgifter. I noen tilfeller vil en ansatt tilbringe personlige midler på selskapets eiendeler og be om tilbakebetaling fra prosjektleder eller kontoansvarlig. På andre tidspunkter vil medarbeider få tilgang til selskapets kredittkort eller bankkontoer for slike utgifter. Fullmaktsprosessen sikrer at utgiftene tjente selskapets oppdrag.

Prosjektrapporter

Prosjektlederen må også utarbeide en prosjektrapport. Prosjektrapporten forklarer de fremdrift og jobboppgaver de ansatte gjennomførte under prosjektet. Klienten bruker prosjektrapporten for å forstå jobbprestasjonen, inntektsproblemene, sikkerhetsrisikoen og regelverksoverensstemmelsesoppgaver selskapet opplevde under prosjektet. Rapporten kan også inneholde økonomiske data knyttet til prosjektutgifter, for eksempel endringer i prisene på råvarer som trengs for å fullføre prosjektet.

Funksjoner for autorisasjonsrapporter

En utgiftsgodkjenningsrapport viser hvilke utgifter som var autorisert, beløpet for utgiften, og hvilken part som ga fullmakten. Prosjektledere kan sammenligne autorisasjonsrapporter til prosjektbudsjettet for å avgjøre om noen autoriserte utgifter tvang prosjektet til å gå overbudsjett og hvor mye. Lederen kan spore opp de ansatte som påløpte utgiftene og de ledere som godkjente utgiftene. Disse rapportene kan lede prosjektledere mot å revidere utstedelsesautorisasjonspolitikk for å stramme opp avdelinger som konsekvent løper overbudsjett.

Fordeler ved autorisasjonsrapporter

Utgifter til autorisasjonsprosjektrapportene kan ofte gi et effektivt verktøy for å vurdere utgifter som er involvert i å fullføre et prosjekt. Et selskaps ledere og ledere kan bruke rapportene til å vurdere effektivitetsnivåene i interne prosesser og utarbeide de mest effektive metodene for å redusere kostnadene. Rapportene tillater dem å se hvilke seksjoner som fungerer ved høy effektivitet og hvilke som krever finjustering før neste store prosjekt.