Bruk av en prosjektplan

Før du starter et betydelig prosjekt, er det en god praksis å legge ut en grundig prosjektplan. En prosjektplan kommuniserer det overordnede målet for et gitt venture og beskriver de spesifikke oppgavene som skal oppnås for å oppnå et klart oppgitt prosjektmål. Ved å bruke en prosjektplan, oppretter en programleder et rammeverk som gjør det mulig for et prosjektteam å holde seg på oppgave, på tidsplan og på budsjett. Små bedrifter, selv den minste enmansoperasjonen, kan bruke lett tilgjengelige og gratis online verktøy for å håndtere alle aspekter av en hvilken som helst prosjektplanlegging.

Kommuniser målet

Å angi et mål for et prosjekt er som å identifisere skatten du søker før en lang og komplisert reise. Når en gang er erklært, må alle anstrengelser måles på hvorvidt de bringer laget nærmere målet. Derfor er det ekstremt viktig å være spesifikk om ønsket utfall. For eksempel går et mål for å øke fortjenesten for mye for tolkning. Et lag kunne raskt bli delt for å oppnå denne typen mål på mange forskjellige måter. Men et mål om å øke fortjenesten ved å redusere materialkostnadene med 10 prosent på ett år eller mindre gir alle et klart mål som er spesifikt, kan måles og settes innenfor en rimelig tidsramme.

Bryte inn i administrerbare oppgaver

Når et prosjektmål er satt, er det på tide å bryte det ned i mindre, individuelle oppgaver. Dette gjør et stort prosjekt mer velsmakende og håndterlig, da arbeidspakker pakkes ut til bestemte gruppemedlemmer eller grupper som passer godt til oppgavene. Hver oppgave skal tydelig angi hvem som skal gjøre hva og hvorfor - som kulminerer i et resultat som kan leveres på en bestemt dato. På denne måten fungerer oppgaver som mini-mål utført i en bestemt rekkefølge for å bære prosjektet fra begynnelse til ferdigstillelse.

Planlegg ressurser

Å organisere rekkefølgen av hver oppgave i en prosjektplan gir alle et klart veikart til sluttmål. Arbeid, materialer, maskiner og andre ressurser som kreves på et prosjekt, skal planlegges med målbare milepæler. Fra enkle til komplekse finnes mange gratis planleggingsverktøy for å hjelpe en programleder å legge ut en skikkelig programplan, for eksempel Gantt eller PERT-diagrammer for å illustrere alle oppgaver og avhengighetene mellom dem.

Budsjett- og skjermutgifter

Ikke mange prosjekter kan utføres med ubegrensede midler. Derfor er en viktig bruk av en prosjektplan å legge opp oppgaver, tidsplaner og ressurser med de budsjetterte dollarene som er tildelt for hvert element. Budsjettene overvåkes løpende for å sikre at planen forblir innenfor midler som tilbys. Å få et prosjekt til ferdigstillelse innenfor budsjett representerer et mål for å måle et prosjekts suksess.

Prognose Trender

De fleste prosjektledere bruker en arbeidsavbruddsstruktur, også kjent som en WBS, for å oppsummere oppgaver, tidsplaner og budsjetter for rapporteringsformål. Dette populære formatet gir ledere og lagmedlemmer en struktur for å spore og gi status for oppgavene i en prosjektplan. Viktigere, alle oppgaver blir periodisk rullet opp for å prognose den generelle helsen til prosjektet. Metoder som opptjent verdi bruker historiske utgifter til å projisere totale kostnader dersom arbeidet fortsetter på samme måte til slutten av programmet. Dette muliggjør korrigerende tiltak, etter behov, før et prosjekt spiraler ut av kontroll og bidrar til å få hele innsatsen til en vellykket gjennomføring.