Typer av kvartalsvise lønnsrapporter

Arbeidsgivere må sende periodiske lønnsrapporter til Internal Revenue Service og statlig skattemyndighet. Selv om rapportene kan være årlige, er kvartalsvise lønnsrapporter mer vanlige. I tillegg krever enkelte årsrapporter at arbeidsgivere foretar kvartalsinnskudd, og krever interne lønnsrapporter for å sikre at hele ansvaret er betalt innen årsskiftet. IRS regulerer kravene til føderale skatterapporter, men rapporteringsretningslinjer varierer etter stat.

Quarters

Lønnsrapporter er basert på kalenderåret selv om selskapet registrerer inntektsskatt på skatteår som dekker en annen periode, for eksempel 1. juli til 30. juni. Lønnskvartaler er 1. januar til 31. mars; 1. april til 30. juni; 1. juli til 30. september; og 1. oktober til 31. desember. Forfallsdato for kvartalsvise lønnsrapporter er vanligvis et sett antall dager etter slutten av kvartalet. Lønnsrapporter skal bare omfatte lønnene som faktisk er betalt til ansatte i kvartalet, selv om arbeidsgiver velger å tilføre lønn uten lønn i måneden som faktisk ble arbeidet.

Fellesskapslønnsskatt

De fleste arbeidsgivere må sende inn en IRS Form 941 rapport hvert kvartal. Dette skjemaet rapporterer mengden av føderal inntektsskatt og sosial sikkerhet og Medicare skatt som arbeidsgiveren holdt tilbake fra arbeidstaker sjekker, samt arbeidsgiverens del av sosial sikkerhet og Medicare skatt. Denne rapporten spesifiserer ikke kildeskatt av ansatt, men består i stedet for klumpsum for hver skatt. Når arbeidsgivere utarbeider W-2 skjemaer for hver ansatt ved årsskiftet, skal totalene for hver skatt rapportert på W-2'ene være lik totalene rapportert på alle 941 rapporter. Kvartalsvis 941 rapporter forfaller senest den siste dagen i måneden etter slutten av kvartalet. Hvis arbeidsgiverne i kvartalet foretar alle innskudd i tide, forfallsdato forlenges med 10 dager. IRS har mulighet til å la enkelte arbeidsgivere legge inn årlige, snarere enn kvartalsvise lønnsskattrapporter, men IRS vil varsle en arbeidsgiver om en slik endring er foretatt.

Føderal Arbeidsledighet Skatt

Forbundsarbeidsskatt rapporteres årlig, og arbeidsgivere er ikke pålagt å levere kvartalsvis avkastning. Imidlertid krever IRS arbeidsgivere å foreta innskudd på kvartalsbasis. Dette krever at arbeidsgivere oppretter en intern rapport for å beregne innskuddet. Noen programmer som brukes til å forberede lønnskontroller, kan generere den nødvendige rapporten, eller arbeidsgivere kan utarbeide en manuell rapport. Innskudd forfaller innen utgangen av måneden etter kvartals slutt.

Statlig lønnsskatt

I stater med en inntektsskatt, må arbeidsgivere vanligvis registrere kvartalsvis lønnsmeldinger for å rapportere mengden av statsskatt som er tilbakeholdt fra ansatte. Forfallsdatoen varierer etter stat. For eksempel krever Washington at arbeidsgivere skal sende inn en rapport innen utgangen av måneden etter kvartalsskiftet, mens Maryland krever rapporten senest 15. i måneden etter at kvartalet slutter. Arbeidsgivere må kontakte sin statsskattkommisjon for å avgjøre krav.

Statlig arbeidsledighetsskatt

I tillegg til å betale føderale arbeidsledighetskatter, kan arbeidsgivere måtte kreve statsarbeidsskatt. Vanligvis bærer arbeidsgiverne den fulle kostnaden til SUTA, som står for statsløshetsloven. Hver stat har ulike krav til minimumsbeløpet en arbeidsgiver må betale før han er ansvarlig for SUTA. Normalt samler ikke stater SUTA på alle lønn som er betalt. For eksempel kan en stat kreve SUTA-utbetalinger på den første $ 7 000 som hver ansatt tjener i løpet av et kalenderår. Kvartalsrapporter viser vanligvis hver ansatt, hans personnummer og lønnsbeløpet som er betalt i kvartalet som er underlagt SUTA, men eksakte formater varierer.

Statens arbeidskompensasjon

I enkelte land kan ansatte kjøpe arbeidstakers erstatningsforsikring gjennom en privat operatør. I andre stater, som for eksempel Oklahoma, kan arbeidsgivere selvforsikre og overføre kvartalsrapporter til staten. Arbeidsskadeforsikring er basert på arbeidsgiverens historie med krav og er en prosentandel av lønnslisten. Ulike yrker med samme arbeidsgiver kan ha forskjellige priser for arbeidstakerens komp. For eksempel kan et produksjonsfirma ha en lavere sats for kontorpersonell som arbeider i frontkontoret enn for dreiebenkoperatører som arbeider i anlegget.