Hvordan skrive en prosjektplan

En plan holder prosjektet på rette spor. Uten en plan kan tilsynelatende mindre detaljer glemmes, noe som gjør det vanskelig å nå mål og frister. Prosjektplanen gir deg mulighet til å spesifisere hvilke ansatte som skal håndtere oppgaver, når arbeidet forfaller og hvordan gruppen skal kommunisere. Før du begynner å skrive prosjektplanen, skal du grundig undersøke omfanget og spesifikasjonene for prosjektet for å sikre at planen dekker alle aspekter.

1.

Start prosjektplanen med en sammendragsside som gir en beskrivelse av prosjektet og forklarer hvorfor prosjektet er nødvendig og hva du planlegger å oppnå. Nevn hvor lenge du forventer at prosjektet skal ta, hva prosjektleveransen er, hvor mange ansatte vil jobbe med det og hvor mye penger vil bli viet. Inkluder mål, gjennomføringskriterier, store begrensninger og kjerneinteressenter.

2.

Ta med en bemanningsdel i planen. Bruk denne delen til å tilordne ansatte til ulike oppgaver. Ta med et organisasjonsdiagram som viser kommandokjeden for prosjektet.

3.

Utvikle et aktivitetsskjema regneark som viser hvor mange dager hver del av prosjektet skal ta. Oppgi en startdato for hver oppgave. Tilordne spesifikke oppgaver til de ulike avdelingene eller gruppene som arbeider med prosjektet. Standard Time-nettstedet noterer seg at oppføringen for hver oppgave skal inneholde prognostisert tid og faktisk arbeidstid. Hent informasjon om den faktiske tiden som ble arbeidet fra tidsskrifter.

4.

Opprett et overordnet prosjektskjema regneark. Tidsplanen viser hele prosjektets varighet og inkluderer milepæler, leveringsdatoer for bestemte deler av prosjektet, datoer for vurderinger, revisjoner eller inspeksjoner og tidsfrister. Prosjektplanen definerer også rekkefølgen av oppgaver for prosjektet.

5.

Legg til et regneark som beskriver kostnaden for å fullføre planen. Liste hver oppgave og anslå antall timer og mengder penger det tar å fullføre.

6.

Ta med en side som beskriver kommunikasjonsplanen din. Kommunikasjon detaljer hvor ofte du vil holde møter og hvordan oppdateringer og kritisk informasjon kommuniseres til lagmedlemmer og interessenter.

7.

Slutt prosjektplanen med et godkjenningsark. Det skal inneholde prosjektets navn, dato og prosjektlederens navn. Inkluder tomme linjer for signaturer til administratorer eller andre i firmaet ditt som må logge seg på prosjektet. Skriv inn hver administrator navn under en av de tomme linjene.

Ting som trengs

• Regnearkprogramvare

Tips

• Hvis planen inneholder mange større oppgaver, bryter du dem inn i bestemte mindre oppgaver. Når du skriver utkastet til prosjektplanen, gir hver oppgave sin egen side og lister alle underoppgaver som trengs for å fullføre oppgaven på siden.

Advarsel

• Adresse mulig risiko som kan påvirke prosjektet ditt. Prosjektets smarte nettsted bemerker at identifisering av potensielle risikoer gjør at du kan forberede deg på disse mulighetene og utvikle en effektiv risikostyringsplan.