Hvordan skrive en faktura kvittering

Hvis bedriften din aksepterer penger i noen form, er det god kundeservice å gi kvittering til en kunde som ber om en. Du vil ikke få denne forespørselen ofte for fakturerte produkter eller tjenester, fordi de fleste kunder betaler fakturaer med sjekk, kredittkort eller debetkort. Disse betalingsmetodene har alle innebygd bevis på betaling gjennom kundenes regnskap. Hvis en kunde ber om kvittering eller trenger kvittering fordi de betalte firmaet med kontanter for beløpet på en faktura, er det mange alternativer tilgjengelig.

Betalt faktura

De fleste regnskapsmessige programvare inkluderer muligheten til å skrive ut en kopi av en faktura med betalte betalinger. Først mottar du kundens betaling. Bruk betalingen til kundens faktura. Skriv ut en kopi av fakturaen. Hvis kunden betalte fakturaen i sin helhet, vil programvaren skrive ut "BETALT" over toppen av fakturaen og den utestående saldoen vil være null. Hvis kunden har gjort en delvis betaling, vil fakturaen vise den opprinnelige balansen, beløpet kunden betalte, og ubetalte gjenværende saldo.

Programvarekvittering

Mange småbedriftsregnskapsprogrammer har et alternativ, ikke ofte brukt, til å skrive ut kvittering for betalinger som selskapet mottar. Sjekk programvaren din for å se om det er mulig for deg å skrive ut en kvittering. Hvis det er, bruk betalingen til riktig faktura og skriv deretter ut kvitteringen, etter instruksjonene for regnskapsprogramvaren.

Manuell kvittering

Hvis du gjør bøkene dine for hånd, må du skrive kvitteringer for hånd. Kjøp en kvitteringskonto fra din lokale kontorforretning. Før du foretar kjøpet, må du vurdere rekke tilgjengelige kvitteringer for å sikre at de inneholder all informasjon du vil ha på kvitteringene dine når du kvitterer for betalinger til kundene dine. Grunnleggende om å inkludere på kvittering inkluderer kundens navn, betalingsdato, kjøpsbeskrivelse, kjøpsbeløp, faktura nummer og signatur. Det er viktig at manuelle faktura kvitteringer har en signatur, så hvis kunden må presentere kvitteringen som bevis på betaling, vet du at det er en autentisk kvittering.

Mal

Hvis du ikke ønsker å kjøpe en kvitteringskonto fra en kontorforretning, er det gratis kvitteringsmaler tilgjengelig online fra selskaper som Microsoft og Apache. Det er mange alternativer tilgjengelig, så velg kvitteringsmalen som best passer dine behov. Også, hvis du har ferdigheter til å gjøre det, kan du opprette din egen kvitteringsmal. Bruk en ekte kvittering som en modell, slik at du inkluderer alle viktige feltene.

Betalt stempel

Du kan også gi kunden en kopi av sin faktura stamped "PAID" som bevis på hans betaling. Kjøpe et "BETALT" -stempel fra en kontorforsyningsbutikk. Det er frimerker som inkluderer datoer som du kan justere, og frimerker der du må skrive datoen i hånden. Skriv ut en kopi av kundens faktura og stempl den betalte. De fleste av disse frimerkene inkluderer en linje hvor du enten starter eller skriver inn navnet ditt. Denne funksjonen er viktig, slik at ditt betalte frimerke er autentisk.