Hvordan skrive et incentivbrev

Et insentivbrev kalles noen ganger et bonusbrev, og brukes til å la en ansatt eller en gruppe medarbeider vite at de mottar bonusen. Bedriftseiere bør maksimere goodwill av insentiver, ved å gjøre mer enn bare å sende en sjekk. La folk få vite hva de får og hvorfor.

Kanskje du kanskje har en årsskifteseremoni, ærer toppansatte, for å gi alle en grunn til å være i incitamentsklubben. Å skrive incitamentsbrevet er ikke vanskelig, og det følger standardformat for forretningsbrev.

Formatering av brevet

Følg blokkformateringen som brukes til forretningsbrev. Dette innebærer at alle nye stykkene holdes rettet mot venstre marg, og separerer avsnitt og seksjoner med et tomt mellomrom. Hvert avsnitt eller avsnitt er en blokk. De fleste forretningsbrevene bruker en Arial- eller Courier-skrifttype, med en skriftstørrelse på 11 eller 12, men holder fast i hva virksomheten din generelt bruker for korrespondanse.

Gratulerer mottakeren

Hvis noen har fått et insentiv, betyr det at de har oppnådd et mål. Hvis en gruppe eller hele staben får incitament, betyr det at kollektive teamet hjalp selskapet med å møte et bestemt mål. Sørg for å gratulere mottakerne til prestasjonen. Det får dem til å føle seg godt og verdsatt.

Mens noen mennesker er strengt motivert av penger, er andre motivert av anerkjennelse. Anerkjennelse bidrar til at mottakerne er motiverte til å treffe neste års mål.

Definere målmåten

Det er en ting å si, "Gratulerer! Og her er ditt incitament." Det er en annen ting å vurdere prestasjonen. Definere målet og gjennomgå prestasjonen, selv om det bare er noen få linjer, vil påminner ansatte om nøyaktig hva de gjorde. Igjen er incitamentet ikke bare en belønning for tidligere arbeid, det er en motivator for fremtidig vekst.

Folk har en tendens til å sette pris på incitamentet mer når de er påminnet om nøyaktig hva de gjorde for å oppnå det. Tross alt er de fleste insentiver basert på store mål som ikke lett oppnås. Dette viser videre medarbeider at du forstår innsatsen. Hvis du holder en feiringseremoni eller middag, lar den også andre vite hva som virkelig er mulig når innsatsen blir lagt fram.

Feire incitamentet

Ingen insentivbrev er fullført uten å feire incitamentet. Igjen, gratulere personen for hardt arbeid og si at du ser frem til å se navnet sitt på listen igjen neste år. Oppgi beløpet av tilskudd, dersom det var et kontantinnskudd. Hvis det var et annet incitament, for eksempel en tur, gi detaljer om turen.

Takk ansatte for alt han gjør for å gjøre selskapet til et bedre sted, konkludere brevet og signere det. Ikke bruk et gummistatusstempel, da insentiver skal feires og ikke bli omgjort til en generisk prosess. Ta deg tid til å signere hver, om mulig. Selvfølgelig, hvis det er en bedriftspremiebonus med 3.000 ansatte, er dette kanskje ikke mulig, men det er klart at det kun er mulig med 10 eller 20 insentivbrev.

Tips

• Hvis det er skattemessige konsekvenser for arbeidstakeren, er det godt å merke disse i incitamentet. Angir noe så enkelt som, "En formular 1099 sendes til hver mottaker. Ta kontakt med din skatterådgiver om din situasjon, " er nok til å la ansatte få vite for å få hjelp.