Hvilke dokumenter trenger et selskap å bringe til sin regnskapsfører?

Selv selskaper som har regnskapsansatte bruker vanligvis en ekstern revisor til å revidere sine poster eller for å forberede selskapets årlige selvangivelse. Når du eller et medlem av din regnskapsansatte planlegger en avtale for å møte skattekontoen din, trenger han kopier av flere dokumenter for å fullføre føderale og statlige avkastninger. For å gjøre det enkelt, tilordne en person til å samle dokumentene som revisor trenger.

Selskapsdokumenter

For ditt første møte med skattekontoen din, gi henne kopier av selskapets organisasjonsdokumenter. Dette inkluderer selskapets vedtekter, vedtekter, lister over nøkkelhaver eller eier av selskapets eier og eventuelle andre organisasjonsdokumenter utstedt av staten der du registrerte firmaet ditt. Gi henne kopier av firmaets skattidentifikasjonsnumre for både føderale og statslige myndigheter.

Skattedokumenter

Når du bruker en ekstern revisor til å forberede din avkastning, ta med deg selskapets tidligere selvangivelse, hvis noen. Inkluder alle lønnsskattedokumenter innlevert kvartalsvis gjennom året, inkludert Internal Revenue Service skjemaene 940 og 941, angi kildeskatt og statsarbeidsdokumenter. Ikke glem å ta med kopier av alle lønnsrapporter, som inkluderer kopier av ansatt W-2 skjemaer og lønnsmeldingsoverføringsskjemaer, for eksempel IRS W-3-skjemaer. Produsere kopier for revisors bruk av alle 1099 skjemaer utstedt til leverandører, underleverandører eller uavhengige entreprenører. Inkluder kopier av eventuelle rapporter om sluttskatt på slutten av året. Legg til i regnskapsførerens årsrapport, som oppsummerer arbeidstakers skattedata, forsikringspremiehold og alle andre kontoer som gjelder ansatte, for eksempel undervisningsprogrammer eller kafeteriaplaner.

Lånedokumenter

Bedriftslån som du gjør betalinger på gjennom året gir mulighet for skattefradrag. La din regnskapsfører vite om du har kjøpt noen store eiendeler i løpet av året, for eksempel lastebiler eller utstyr som brukes i din virksomhet. Ta med fakturakopier av gamle og nye eiendeler som viser kjøpsdato for utstyret, datoen du kjøpte utstyret og en beskrivelse av det kjøpte anlegget. Hvis du har en kredittkreditt med utlåner eller andre bedriftslån som betales månedlig, ta kopier av leieavtalen eller eventuelle støttende dokumenter som gir sikkerhetskopiering til dine lån, leieavtaler eller kredittlinjer. Skriv ut årsskiftet for hvert av dine lån, leiekontrakter eller kredittkort.

Finansdokumenter

Vurder å gi revisor tilgang til ditt interne regnskapssystem midlertidig for å hjelpe deg med å beregne dine skatter. Hvis det ikke er mulig, må du ta med kopier av årsregnskapet, som selskapsbalansen, inntekts- og kostnadsoppstillingen, beholdt inntjening, eierandel og kontantstrømoppstilling. Inkluder årsskift og sparekontosaldoer, månedlige kontoutskrifter og bankavstemming. Du kan også generere kopier av eventuelle utestående kontokontosaldoer eller utbetalinger utbetalt til aksjonærer gjennom hele året, hvis det er aktuelt for regnskapsførerens bruk.

Andre dokumenter

Når du driver et selskap som produserer et produkt, produserer du kopier av årsrapporter for regnskapsfører. Inkluder eventuelle varekostnadsrapporter som brukes til å regne ut årsskiftet solgt vareprisrapport som reserve for årsregnskapet. Hvis din bedrift sysselsetter selgere, inkludere en rapport som angir forretningsmiljøene drevet gjennom året for hvert kjøretøy virksomheten eier eller refunderer kjørelengde. Vær klar med detaljerte oppføringer som sikkerhetskopierer mengden kilometer som kjøres hvert år. Hvis din bedrift opererer som et S-selskap, inkludere den medisinske forsikringspremieinformasjonen betalt for selskapets hovedaksjonærer og deres avhengige, da IRS krever at denne informasjonen inngår i bruttolønn på W-2 som vist som aksjonær skattbar fringe fordeler.