Slik gir du et godt PowerPoint for din organisasjon

PowerPoint mottar ros for sin evne til å aktivere folk som ikke har trent som offentlige høyttalere for å gjøre presentasjoner til publikum, men det er også reviled som grunnen til at så mange gode ideer ikke kommer til å nå målgrupper som ikke kan dechiffrere dem midt i dårlig klipp kunst og zippy, meningsløse animasjoner. I beste fall presenterer den overbevisende grafikk som viser store ideer uten behov for mye tekst, som designfirmaet Empowered Presentations gjorde i "The Convenient Truth", en prisvinnende anti-smoking-melding. I verste fall drukner det avgjørende fakta i beretninger om fortellingen, da NASAs interne presentasjoner gjorde det ikke å varsle toppledelsen til de kritiske designfeilene som førte til at romfergen Columbia eksploderte. Når det er din tur til å lage en PowerPoint-presentasjon for din bedrift, planlegger å nå suksess og unngå feil i hvert trinn.

1.

Vet hva du skal formidle før du lager din presentasjon. Det er fristende å dykke inn og begynne å velge grafikk, bygge lysbilder eller velge farger så snart du får oppgaven til stede. For best resultat, klargjør meldingen og hva som står på spill for å få det over. En presentasjon til en potensiell kunde krever en annen tilnærming enn en internt snakk med avdelingsledere.

2.

Bruk et konsistent visuelt tema gjennom hele presentasjonen. Unngå å bruke flere skrifttyper eller gjøre hvert lysbilde helt annerledes enn det neste. Velg et tema fra PowerPoint-galleriet og bruk eller tilpass det, eller utvikle ditt eget som reflekterer bedriftens identitet.

3.

Begrens tekst. Lysbilder trenger ikke å bestå av en overskrift og en håndfull kuler. Din melding går tapt når den presenteres uten visuelle å provosere tanken. Bruk en enkel, overbevisende visuell for å gi bakgrunnen for fortellingen din.

4.

Bruk en tekststørrelse som folkene i bakraden kan lese. Test presentasjonen din under forhold så nær de som du vil presentere som du kan sette opp. Sitt så langt bort fra projeksjonsskjermen eller skjermen som målgruppen din kan sitte og evaluer lesbarheten av innholdet ditt. Forstørre teksten din til den er klar, og vurder innholdet ditt for å se om du kan redusere tilliten til verbiage.

5.

Opprettholde lesbar fargekontrast mellom teksten og bakgrunnen din. Hold behovene til personer med fargeoppfattelsesproblemer i tankene når du velger fargeskjemaer. Unngå å plassere fargepotensialer oppå hverandre. Ikke bare ser rød tekst på en grønn bakgrunn ut som om den vibrerer, men resultatet kan være uleselig for noen som er fargeblind.

6.

Velg grafikk med forsiktighet. Unngå klippekunst du har brukt før, eller bilder som slår deg som tritt eller klebrig. Se etter gode, effektive fotografier av god kvalitet med billig, lisensfri lisensiering eller bruk av åpen kildekode.

7.

Bruk animasjon klokt og sparsomt. Hvis hvert lysbilde swoops, zoomer, flips og flyr, kan publikum bli slitt mellom svimmelhet og latter. Spør deg selv hvorfor du trenger en bestemt animasjon, og hvis ditt eneste svar er "fordi det er i listen over programalternativer, " ta det ut.

8.

Ikke bare les lysbildene dine til publikum og kaller det en presentasjon. Det er mer sannsynlig å sette dem i dvale enn å engasjere seg. Faktisk, hvis alle lysbildene dine består av tekst, vil presentasjonen din ikke involvere publikum nok til å gjøre sitt poeng.

9.

Hold informasjonen din relevant for publikum i emne og språk. Ikke forklare tekniske vilkår for folk som bruker dem hver dag eller slynge jargong på et publikum som ikke vet hva du snakker om.

10.

Engasjere publikum ikke bare foredrag på dem. Bygg inn muligheter for å stille spørsmål som krever involvering og vise publikum at poengene du gjør relaterer seg til deres behov.

11.

Øv på presentasjonen din, spesielt hvis du bruker tidsbegrensede hendelser i den. Øv deg foran et testmålgruppe som ikke kjenner emnet ditt. Still spørsmål til dem for å finne ut hvor tydelig du har gjort poengene dine og hvor du kan forbedre fortellingen din.

12.

Pass på at utstyret ditt fungerer. Hvis du presenterer på egne kontorer, setter du opp datamaskinen og projeksjonsutstyret i god tid og tester alle aspekter av det, fra operativsystem og programvare til projektorlampe. Hvis du presenterer på veien, planlegg for problemer, slik at du ikke blir fanget av dem hvis de oppstår. Ta med ekstra kabler, en ekstra kopi av PowerPoint-filen din på en tommelstasjon, og til og med en ekstra bærbar PC hvis mulig.

1. 3.

Forbered et eget utdrag, hvis du bruker en, ikke bare en utskrift av lysbildene dine. Det som virker på skjermen, gir ikke nødvendigvis en ordentlig oppsummering av snakket ditt, spesielt hvis du bruker lysbilder med grafikk som rammer en del av meldingen din uten tilhørende tekst. Ikke pass ut den trykte dokumentasjonen før du har gjort banen, eller du vil ødelegge din sjanse til å gjøre en innvirkning - og alle vil lese i stedet for å være oppmerksom på deg.

Tips

• Hvis du må be om unnskyldning for et lysbilde som inneholder informasjon som er for lite til å lese, kan du finne en annen måte å presentere innholdet på. For å innlemme et stort flytskjema eller grafikk, zoome inn på påfølgende deler av det fra topp til bunn.
• Spør deg selv om du inkorporerer for mye bakgrunnsinformasjon som publikum allerede vet. Et innledende øyeblikk gir kontekst, mens en langvarig oppsving av det åpenbare fremmer uoppmerksomhet.
• I stedet for en tekstfortelling av et punkt om et nettsted eller produktdesign, vis nettstedet eller funksjonen og snakk om det mens du viser visuelt.

Advarsel

• Hvis du presenterer på et klientsted, konvensjonens møterom eller et annet nettsted du ikke kontrollerer, må du aldri anta at utstyret eller oppsettet du er lovet, vil materialisere. Sjekk ut siden på forhånd, eller be om et bilde som viser lokalene dersom det er et konferanserom.