Slik oppretter du en møteagenda

Ifølge Scott Snair, forfatter av "Stopp møtet jeg ønsker å gå av, " er en stor prosentandel av kontormøter uproduktiv og ufokusert på grunn av mangel på tanke som går ut på å forberede sine agendaer. Uansett om dine egne konferanser rutinemessig blir utført av vane eller brostein sammen som svar på nye kriser, vil det være lønnsomt og høyere moral å etablere en møteagenda.

1.

Definer målet med møtet for å avgjøre om det er tidsfølsomt og virkelig nødvendig. Eksempler på møtemål er rapportering om prosjektstatus, brainstorming av nye ideer og løsninger på eksisterende problemer, styring av skadekontroll, innføring av nye retningslinjer, oppgaveoppgaver og avholdelse av administrative høringer knyttet til disiplinære tiltak. Lag en oversikt og gi hvert emne en tittel etterfulgt av en kort oppsummering. Eksempel:

Går papirløs - identifiserer overgangsmål, sikkerhetsproblemer og personalopplæring.

2.

Identifiser ved navn de personer som har noe av substans for å bidra til agendaens emner, slik at de vil forstå hva som forventes av dem. For en prosjektstatusrapport, for eksempel, trenger du sannsynligvis bare prosjektlederen som talsmann og ikke alle medlemmer av teamet hennes. Hvis formålet med møtet er å brainstorm ideer til en ny politikk, vil møtedeltakerne være de som best representerer interessene og følelsene til de spesifikke jobbklassifiseringene eller avdelingene som vil bli påvirket.

3.

Bestem mengden tid som trengs for å adressere hvert emne på listen din. Statusoppdateringer kan for eksempel kreve bare 10 minutter for hver deltaker, spesielt hvis møtene dine finner sted ukentlig eller månedlig, og alle er allerede kjent med grunnleggende om de ulike prosjektene. Sett høyest prioriterte emner først på dagsordenen hvis diskusjonene går over dine tildelte tidspor og møtet må fortsette på et senere tidspunkt eller tidspunkt. Hvor praktisk, inkluderer en "annen virksomhet" -spor på slutten av agendaen din for noe som deltakere ønsker å diskutere som ikke passer til de eksisterende emnekategorier.

4.

Bestem om tilleggsmateriale til møtet ditt skal distribueres og leses før møtet eller utleveres etter alles ankomst. Referer disse elementene på agendaen slik at deltakerne vil forstå deres relevans for de temaene som diskuteres.

5.

Angi en dato, klokkeslett og sted for møtet ditt, og plasser denne informasjonen fremtredende øverst på møteagendaen. Fordel agendaen din langt nok på forhånd, at deltakerne har tid til å forberede, men ikke så langt at de vil sette det til side og glemme det. Send eventuelt påminnelser dagen før.

Tips

• Spør deg alltid om et møte er den mest effektive måten å kommunisere informasjon på og motta tilbakemelding.