Hvordan etablere et Corporate Travel Budsjett

Når bedriften vokser, vil du oppdage at du eller dine ansatte må gjøre noen reiser på vegne av selskapet. Reisekostnader fungerer vanligvis som investeringsteknisk skjønnsmessig, men viktig for langsiktig suksess - og en god investering må gi en god avkastning. Å forberede et reisebudsett betyr å identifisere retningslinjer for hva firmaet har råd til å spare på kort sikt, og hvor mye avkastning de "investeringene" må generere for å rettferdiggjøre deres bekostning.

1.

Opprett et reisebudsett bare etter at du har oppgitt kjernekostnadene dine. I løpet av magre tider kan du dispensere med forretningsreiser, men du kan ikke dispensere med kostnader som leie og (noen) lønn. Du må betale disse kostnadene først, enten gjennom inntekter eller gjeld. Brudd på denne regelen utgjør en eksistensiell trussel mot firmaet ditt, og du bør aldri vurdere det med mindre det gir en konkret, kortsiktig utbetaling.

2.

Sett en offisiell reiseplan for å bruke som utgangspunkt for godkjenning av reiseutgifter. Én side av denne mynten gjelder kostnadene selv. For eksempel bør en offisiell politikk angi grenser for per dag måltidsutgifter. Den andre siden av mynten innebærer godkjenningsprosessen. For eksempel bør juniorarbeidere få godkjenning for reise fra en autorisert leder eller leder.

3.

Tilstand reiseutgifter på verdien du med rimelighet forventer at de skal legge til i din bedrift. Bruk informerte forutsetninger for å lage spesifikke fremskrivninger. Et åpenbart eksempel innebærer at du flyr til en annen stat for å forhandle en kontrakt med en potensiell kjøper som vil gi et betydelig overskudd over tid - langt over kostnaden av en flybillett, måltider og et hotellrom. Et mindre intuitivt eksempel innebærer å fly til en annen stat for å delta i en konferanse om optimalisering av forretningspraksis i din bransje. Det vil ikke resultere i noe overskudd av seg selv, men implementering av bedre forretningspraksis kan hjelpe deg med å øke inntektene. Du bør forvente noen vanskeligheter og gjetning ved å estimere avkastningen på slike utgifter. Start konservativt ved å unngå store risici.

4.

Samle data om kostnadene for bedriftsturer bedriften godkjenner, og analyser disse dataene over tid i forhold til verdien som hver tur til slutt legger til selskapet. Dette betyr at alle som reiser trenger å fylle ut en detaljert kostnadsrapport ved retur. Detaljer gjør forskjellen. Bestrebe seg på å kunne tegne så rett og klart av en linje som mulig mellom reiseutgifter og verdien de leverer. Ingenting hjelper deg med å lage fremskrivninger om fremtiden, så vel som gode data om fortiden. Å bygge en kunnskapsbase om hvilke typer turer som er betalt og hvilke typer som ikke bidratt til, vil bidra til å rettferdiggjøre et mer liberalt reisebudsett i fremtiden.

5.

Spor reiseutgifter og kontroller disse kostnadene. Ikke tving dine ansatte til å reise i fattigdom, men ikke gi dem en tom sjekk heller. Stasjonsbusser, økonomibusser og røverkjøp hotellrom vil ikke skade fundamentet av turen.