Slik kommuniserer du eksternt

Ti prosent av alle amerikanske arbeidstakere fjerner hjemmefra, ifølge en rapport fra 2009 i "MIT Sloan Management Review." Fjernarbeid kan være mer håndterlig for store selskaper, hvis ansatte ofte har en begrenset definert rolle. Men småbedriftsmedarbeidere har vanligvis ansvar for en rekke oppgaver og oppgaver, noe som betyr at effektiv kommunikasjon er viktig for at hvert lagmedlem skal forstå bedriftens prioriteringer og vet nøyaktig hvilke oppgaver å fokusere på. Sammenligning av utfordringen for småbedriftsforvaltere er at små bedrifter - spesielt i oppstartstadiet - kanskje ikke har fysiske kontorer, slik at ansatte ikke møter ansikt til ansikt med sin leder regelmessig - hvis i det hele tatt. Derfor må småbedriftsforvaltere lære hvordan man effektivt kommuniserer eksternt.

1.

Balanse kommunikasjonen din. Vakt mot tendensen til at eksterne ansatte blir overset, bare fordi de er ute av syne. Ikke la dagen gå uten å snakke med en ekstern medarbeider minst en gang. Omvendt, unngå overkommunikasjon med arbeidstakere. Ved å kutte inn for mye av den eksterne ansattes tid med e-post, kan telefonsamtaler og meldinger betraktes som mikromanaging og vil være en distraksjon fra arbeidstakerens arbeid.

2.

Bytt de typiske daglige interaksjonene på vannkjøleren med kort, men hyppig kommunikasjon med den eksterne ansatte. Sjekk inn med dine underordnede på begynnelsen av dagen for å bytte pleasantries, akkurat som du ville stoppe ved skrivebordet for å si god morgen. Ta kontakt for å finne ut hvordan ting går i løpet av dagen, og hold ham i løkken om de daglige hendelsene på kontoret.

3.

Velg riktig medium for meldingen. En e-post er det beste valget for å sende komplekse instruksjoner fordi den kan lagres, skrives ut og leses så ofte som nødvendig av den ansatte. Lever tidsfølsomme opplysninger via telefon eller direktemeldinger, slik at du umiddelbart kan bekrefte om medarbeideren har mottatt meldingen - tekstmeldinger og e-postmeldinger er utsatt for forsinkelse. Lever konfidensielle nyheter og informasjon via telefon, slik at en oversikt over diskusjonen ikke kan utilsiktet lekkes.

4.

Tenk kritisk om hvordan meldingen din blir oppfattet. Det er vanskelig for ansatte å bestemme tonen eller hensikten med meldingen uten kroppsspråk som en kø. Vurder å levere dårlige nyheter via telefon eller ved å sette opp et personlig møte, i stedet for å sende en e-post.

5.

Husk at kommunikasjon ikke er en enveiskanal. La dine ansatte vite den beste måten å kontakte deg og tidene du er tilgjengelig på. Ret anrop og e-post omgående. Fjernarbeidere har ikke mulighet for ansiktstid med overordnet ledelse. Kommunisere medarbeiderens suksesser til overordnet ledelse, slik at han er kjent for sine prestasjoner.

6.

Gi muligheter for den ansatte til å samhandle med sine jevnaldrende. Effektiv kommunikasjon strekker seg utover bare en ansatt og hans leder. For ansatte til å forstå selskapets virksomhet, prioritering og strategi, må eksterne ansatte ha en pågående diskusjon med de andre medlemmene av teamet.

Tips

• Bruk passende etikett. For eksempel, bruk av alle store bokstaver i en epost anses å skrike.
• Angi din tilgjengelighet, selv om det er et direktemeldingssystem for hele bedriften. Ansatte kan umiddelbart se hvem som er online og tilgjengelig for hjelp.
• Sett skriftlige mål og oppgavelister slik at din underordnede vet nøyaktig hva du skal jobbe med.