Hvordan tegne en faktura

For mange småbedriftseiere representerer fakturering en administrativ oppgave best gjort raskt - omtrent som å rive av et bandasje. Nødvendig som fakturering kan være å skaffe betaling, det papirarbeidet som oversetter åpne kundefordringer til betalt virksomhet, utsetter noen ganger skumle gründere for den langsomme verden av bedriftsbyråkrati. Ved å opprette fakturaen riktig første gang, reduseres risikoen for forsinket A / R eller forespørsler fra leverandøren om å sende inn en korrigert faktura.

1.

Utvikle en standardfaktura for din bedrift. Det finnes ingen enkelt riktig mal som skal brukes - Microsoft tilbyr flere forskjellige design fra Office.com, for eksempel - men sørg for at designet inneholder alle data som kreves av betaleren, og det er lett å lese.

2.

Inkluder faktura dato og faktura nummer. Selv om du ikke trenger utførlige tall, stoler større selskaper på dem for å spore hvilke fakturaer som er betalt.

3.

Gi informasjon som identifiserer din bedrift. For eksempel, ta med en "remit to" -linje som identifiserer personen eller firmaet som sjekken skal betales med, med en riktig postadresse. Legg til noen identifiserende data - leverandørnumre, skatte-ID-data, adresseinformasjon og kontraktnumre, for eksempel - som hjelper betaleren til å vurdere fakturaens gyldighet.

4.

Oppsummer informasjon om transaksjonen du fakturerer for. Hvis du for eksempel har sendt widgets som svar på selskapets innkjøpsordre, inkluderer du firmaets PO-nummer, samt datoen produktet ble levert - inkludert, hvis tilgjengelig, et sporingsnummer for forsendelse.

5.

Skriv opp elementene du vil bli betalt for. Ta med en nøyaktig og beskrivende forklaring av hver avgift, med en mengde, enhetspris og endelig utvidet pris. Oppgi unike identifikatorer, for eksempel katalognumre eller universelle produktkoder, slik at betaleren kan krysreferanse kvitteringen av produkter. Hvis du spesifiserer tjenester, skal du forklare tjenestens art og, hvis nyttig, kontaktpersonen hos firmaet som kan garantere kostnadens nøyaktighet.

6.

Beregn subtotal av alle elementer som fakturert.

7.

Behandle eventuelle tilpasninger til subtotalen - for eksempel prosentvis rabatter, skatter, frakt eller renter - så oppgi en endelig fakturerbar total. Hvis du vurderer skatter, må du sørge for at betaleren ikke er skattefritatt, og at du er lovlig og forpliktet til å samle salgsskatt basert på plasseringen av virksomheten din og virksomheten du fakturerer.

8.

Angi betalingsbetingelser. De fleste forretningsfakturaer er "netto 30", noe som betyr at fakturaen må betales i sin helhet innen 30 dager etter mottak. Noen små bedrifter tilbyr incitament, for eksempel en 5 prosent rabatt for å betale innen 15 dager. Kontroller at fakturabetingelsene er tydelig identifisert hvis de ikke allerede er dekket av kontrakt.

Ting som trengs

  • Nøyaktige oppføringer om alle elementene du vil fakturere

Tips

  • Bestem om ulike forretningsenheter for en enkelt leverandør vil godkjenne ulike deler av din åpne faktura. I så fall spørre om det er mer fornuftig å sende inn flere mindre fakturaer for å strømline godkjenningsprosessen og redusere risikoen for at et enkelt spørsmål kan forsinke betalingen på hele satsen av åpen A / R.

advarsler

  • Noen store selskaper digitaliserer innkommende fakturaer. Hvis datamaskinen savner nødvendige felt, kan betalingen bli vesentlig forsinket. Av den grunn er det alltid forsiktig å sende inn datautgitte eller maskinskrivte fakturaer og sjekke med klienten for å avgjøre om selskapet krever visse dataelementer eller formater. Å overholde kundens faktureringssystem, selv om det motsetter din egen mal, oversetter i noen tilfeller til akselererte kontanter.
  • Følg kravene angitt av US Customs and Border Enforcement for å dokumentere elementer som krysser inn i USA som må rydde skikker.

Populære Innlegg