Slik dokumenterer du en ansatt

Dokumentasjon skaper en oversikt over en ansattes ytelse, både positive og negative bidrag til selskapet. Dokumentasjonen etablerer en tidslinje for atferdsspørsmål og støtter oppsigelse av ansettelse, om nødvendig, ved å vise at det ble forsøkt å forbedre ansattes ytelse før oppsigelsen. Medarbeidsoppgavene gir kontinuitet hvis arbeidstaker flyttes til en annen avdeling eller flyttes under tilsyn av en annen leder. Å dokumentere oppførselen nøyaktig og uten forstyrrelse er nøkkelen til å skape effektive medarbeideroppføringer.

1.

Gjennomgå etablerte selskapspolitikker for å dokumentere ansatte. Følg fremgangsmåten som er angitt i retningslinjene hvis det er aktuelt.

2.

Skriv ned konkrete hendelser som involverer medarbeideren i sin fil. Dokument fakta av hendelsen, inkludert hva som førte til situasjonen, arbeidstakerens handlinger og resulterende effekter. For eksempel, hvis arbeidstakeren ikke opplevde å virke uten å ringe, kunne effektene ha vært at gruppens manglende evne til å fullføre et prosjekt han var en del av.

3.

Dato hver oppføring for å vise en kronologisk tidslinje for de bemerkelsesverdige handlingene av den ansatte. Legg til klokkeslettet hvis denne informasjonen er relevant.

4.

Dokument eventuelle disiplinære tiltak som skjedde, om nødvendig. Ta med trinnene du tok og medarbeiderens reaksjon, vær forsiktig med å oppgi informasjonen uten å føle følelser til det.

5.

Skriv ned trinnene du tar for å hjelpe medarbeideren til å endre sin oppførsel. Dette kan omfatte å gjennomgå relevant ansattes politikk med henne, sende henne til opplæring eller skape en handlingsplan for at hun skal forbedre seg.

6.

Spør medarbeideren for hans perspektiv på situasjonen eller begrunnelsen for hans handlinger. Inkluder den informasjonen i postene. For eksempel, hvis han viste seg en time for sent, spør han hvorfor og dokumentere sin grunn.

7.

Oppfølg dokumentasjonen med jevne mellomrom for å registrere om arbeidstakeren gjør fremgang. Innarbeide positiv ytelse når relevant, slik at dokumentasjonen skildrer nøyaktig arbeidstakerens evner og handlinger.

Advarsel

• Ikke ta med personlige angrep, diskriminerende kommentarer eller lignende opplysninger dokumentasjonen, ettersom du lar deg stå åpen for rettslige skritt. Hold fast med fakta og observasjoner om ansatt i stedet for rykter eller antagelser.