Hvordan skriver jeg en standardoperasjonshåndbok?

En bedrift eller organisasjon kan bedre legge til rette for opplæring av nye medarbeidere ved bruk av velskrevne standardoperasjonsprosedyrer. Utover trening gir en SOP-håndbok eksisterende teammedlemmer en ressurs for mindre vanlige prosedyrer, slik at prosedyrer gjøres med riktig protokoll, opprettholder kvalitetskontroll. Å skrive en standard operasjonshåndbok for bruk krever en klar forståelse av trinnene som er involvert i en bestemt prosess.

Definer Kjerneprosesser

Se på alle kjerneprosessene som bedriften din har. Begynn å definere hvilke prosesser som skal skisseres og kartlegges i SOP-maualet. Mens du kanskje ikke kartlegger hver siste prosess, er det viktig å etablere de mest fundamentale og viktige. For eksempel kan en restaurant definere kjerneprosesser om hvordan en bestemt signaturfat er laget. Like viktig er prosessen for rengjøring av restauranten. Lag en liste over kjerneprosessene dine, slik at du kan integrere hver enkelt i SOP-håndboken etter å ha kartlagt den.

Kart hver prosess

Hver prosess er definert av trinnene som trengs for å fullføre prosessen. Mangler et trinn kan bety en tapt eller forsinket ordre eller et defekt sluttprodukt. Kartlegging tegner arbeidsflyten.

For eksempel, si at du lager en SOP for salgsprosessen til en internettforespørsel. Først kart hvordan lederen i utgangspunktet blir kontaktet etter å ha bedt om informasjon: telefonsamtale, e-post eller tekst. Kart hvor mange ganger salgsteamet oppfølger oppfølging dersom prospektet ikke kan nås først, med spesifikke skript for hver kontakt. Kart et annet skript for når prospektet er nådd, samt et sett med oppfølging avhengig av om prospektet kjøper produktet eller tjenesten eller bestemmer seg for å holde av. Når du har kartlagt, skriv ut prosessen i enkle trinn.

Lag sjekklister og skjemaer

For enhver prosess er det lettere for lagmedlemmer å følge et skjema eller en sjekkliste. Utvikle en omfattende mal basert på den kartlagte prosessen. Hvis du trenger å samle inn spesifikk informasjon ved klientinntaket, må du sørge for at malen har alle nødvendige opplysninger lagt ut kortfattet. Ikke anta at lagmedlemmer husker alt i SOP, spesielt når en klient sitter foran dem. Integrere sjekklister og skjemaer som et tillegg til prosesskart og trinn.

Integrere i en SOP-håndbok

Når du har kartlagt hver prosess og opprettet alle støttende dokumentmaler, kan du integrere dem i en full SOP-håndbok. Organiser håndboken basert på avdelinger. For eksempel kan du ha "Salg, " "Operasjoner" og "Distribusjon" -deler i SOP-håndboken. Hver seksjon vil da bli brutt ned ytterligere i kjerneprosessene i den avdelingen, vanligvis i rekkefølgen skjer hver kjerneprosess i det samlede Levering av varer. I delen "Distribusjon" kan du ha flere kjerneprosesser som inkluderer "Få ordren", "Emballasje for levering, " "Frakt" og "Oppfølging."

Organiser SOP-håndboken med en innholdsfortegnelse, og skriv hver prosedyre tydelig i en fet titteloverskrift. Du kan til og med inkludere faner for lagmedlemmer for å enkelt bla gjennom håndboken, for å hjelpe dem med å finne relevante SOP'er i sine avdelinger.