Hvordan skriver jeg lønnsprosedyrer?

Lønn spiller en viktig rolle i din bedrift når du har ansatte du må betale. Hvis du forlater lønnslisten til en ansatt eller ansetter noen til å overta lønnsansvar, kan nedskrivning av lønnskurven forkortes ved å skrive ned lønnsprosedyrene. Skrive lønn prosedyrer sikrer også det samme resultatet hver gang lønnen behandles-nøyaktig og rettidig lønn lønn.

1.

Beskriv hvordan ansatte dokumenterer og sender inn tid. Ifølge det amerikanske arbeidsdepartementet kan en arbeidsgiver bruke et tidssystem som det ønsker - det være seg et tidsskjema, datasystem for tidssporing eller noe annet. Skriv ned hvordan ansatte legger inn arbeidstid for lønnsperioden og hvor ofte lønnskontrollene kuttes. For eksempel, hvis hardtidsbladene sendes til human resources manager, så oppgi dette i prosedyren slik at personbehandlingslønnen vet at dette er hvor de trenger å hente tidsbladene.

2.

Gå gjennom handlingene som du skriver. Den beste måten å sikre at du inkluderer alle trinnene som er nødvendige for å behandle lønn, er å skrive trinnene mens du går gjennom handlingene for å gjøre lønnslisten.

3.

Skriv hvordan du skal beregne lønn for ansatte. Hvis bedriften for eksempel bruker et programvareprogram for lønn, skriver du ned trinnene arbeidstakeren må ta for å legge inn lønnsinformasjonen i systemet for hver ansatt.

4.

Diskuter hvordan du foretar betalingsjusteringer. Beskriv hvilke prosedyrer arbeidstakeren må ta for å foreta justeringer av lønnene til de ansatte. For eksempel, hvis en ansatt tar en ubetalt feriedag, beskriv hvordan lønnsreguleringen er gjort for å trekke arbeidsdagslønnen fra arbeidstakerens sjekk.

5.

Liste betalingsplan. Inkluder en beskrivelse av frekvensen lønn sjekker er kuttet (ukentlig, hver uke eller månedlig).

6.

Beskriv hvordan du skriver ut sjekker eller sender lønnsinformasjon til lønnstjenesten. Etter at medarbeideren legger inn lønnsopplysningene i datasoftwaren eller tidsporingssystemet, beskriv hvordan du skriver ut lønnskontrollene eller sender lønnslisten til lønnstjenesten som skriver ut kontrollene for virksomheten.

7.

Opprettholde postene. Internal Revenue Service foreslår å opprettholde ansattes betalingskort, for eksempel W-2s, tidskort, skatteopplysninger og andre lønnsposter i minst tre år. Beskriv hvor disse postene er lagret og hvordan medarbeider skal håndtere arkivering av disse postene eller lagring av disse postene (elektronisk og / eller i kopiform).

8.

Spør en medarbeider om å teste utkastene. Når det første utkastet til trinnene er skrevet, spør en medarbeider om å følge instruksjonene for å se om de behandler lønnen riktig. Tillat medarbeider å gi tilbakemelding på områder av instruksjonene som ikke var fornuftige, eller de hadde problemer med å gjøre.

9.

Skriv siste trinn. Bruk tilbakemeldingen fra den ansatte, forfine og juster lønnsprosedyrene i et endelig format.