Slik kategoriserer du kostnadene etter budsjettkategori

Budsjettkategorier forteller historien om hvordan virksomheten din bruker penger. De bryter ned utgifter til relevante grupper som hjelper deg med å spore hvor pengene dine går og hvordan disse utleggene sammenligner med summene som virksomheten din tjener. Kategorisering av kostnader etter budsjettkategori tar hensyn til detaljer, men prosessen gir informasjon som hjelper deg med å identifisere problemer og muligheter. Jo bedre informasjonen du legger inn i bokføringssystemet, desto bedre blir informasjonen du høster av det.

Utvikle relevante kategorier

Budsjettkategorier inkluderer direkte utgifter, eller arbeidskraft og materialer som går spesifikt inn i produktene eller tjenestene du tilbyr kundene dine. Bokføringssystemet ditt bør også kategorisere indirekte utgifter som er nødvendige for å holde virksomheten din i gang, men er ikke spesielt brukt til å lage et produkt. Indirekte utgifter inkluderer leie, verktøy og juridisk konsultasjon. Mens enkelte kategorier som leie, arbeid og materialer er vanlige for nesten alle virksomheter, kan andre kostnader være spesielt viktige for operasjonen. For eksempel bør en bondeforetakskonsesjon stå med en kategori for booth avgifter, og et landskapsarbeid selskap bør ha en kategori for gjødsel.

Forstå Leverandør kvitteringer

Bli kjent med leverandørene dine mens du jobber med sine kvitteringer. Jo bedre du forstår formålet med hver utgift du skriver inn, desto mer nøyaktig vil du kunne kategorisere den. Vær spesielt oppmerksom på fakturaer og kvitteringer fra leverandører som selger varer fra flere kategorier, for eksempel et varehus som tilbyr både kontorrekvisita og rengjøringsprodukter. Hvis du bruker QuickBooks, konfigurerer du standardkostnadskontoer ved hjelp av fanen for kontoforfylling, slik at kategorien for gjentatte leverandører automatisk vises når du skriver inn navnene sine.

Holde nåværende

Skriv inn og kategoriser kvitteringer regelmessig for å unngå tilbakemeldinger. Ved å holde nåværende kan du huske relevant informasjon som kanskje ikke er på kvittering. For eksempel viser kasseapparater fra noen butikker ikke navnet på butikken; Hvis du har et nylig mottatt kvittering fra en slik butikk, kan du likevel huske kjøpet uten å måtte henvise til kontoutskriften, sjekke register eller småpengerlogg.

Høsting av resultater

Godkategorisert informasjon gjør det mulig å proaktivt adressere forstyrrende trender som forhøyede materialer eller lønnskostnader. For å oppsummere og evaluere budsjettkategoriinformasjon, beregne prosentandelen av brutto salg du bruker på en bestemt kategori. For eksempel, hvis du brutt $ 10 000 i januar og bruker $ 1000 på materialer, er materialprisen til januar 10 prosent av bruttoen din. Vær oppmerksom på svingninger i kategorien prosentvis over tid, spesielt fordi de relaterer seg til andre variabler som salgsvolum og operativsystemer.