Hotel Front Office Reservasjonsprosedyrer

Hoteller bløder ofte penger fordi deres reservasjonsprosess ikke er godt planlagt, noe som kan frustrere gjestene og få dem til å finne et annet sted å sove. Reservasjoner er den mest pålitelige inntektsstrømmen for mange hoteller, og de påvirker alt fra fortjenestemargin til bemanning. Å sørge for at gjestene får innkvartering når de forventer dem, er den enkleste måten for et hotell å redusere klager og øke gjestetilfredsheten.

Finne et rom

Når en gjest ringer til å be om et rom for et bestemt sted og tid, kalles det å sjekke tilgjengeligheten. De fleste hoteller har et styringssystem som forteller reservasjonen, klager på hvilke typer og typer rom som er tilgjengelige for gitt perioder, og lister priser for disse rommene. Reservasjonsklærer, når de har funnet et rom for gjesten, bør gi en kort beskrivelse av fasilitetene. Beskrivelsen skal fortell sengenes størrelse og antall senger i rommet sammen med eventuelle spesielle innkvarteringer som følger med, for eksempel et kjøleskap eller en balkong.

Forespørsler og garantier

En kritisk del av en hvilken som helst hotellreservasjonsprosedyre er å legge merke til spesielle forespørsler slik at de er ordentlig innkvartert. Hvis en bestemt romtype ikke er tilgjengelig, for eksempel, vil gjester reservere en annen romtype og be om at deres opprinnelige preferanse er notert. Alternativt kan en gjest kreve en barneseng eller en bortleggbar seng for et barn. Når overnattingsstedene er avgjort, blir de ofte bedt om å garantere et rom med kredittkort. Enkelte hotellprosedyrer tillater et midlertidig opphold uten kredittkort i forventning om et depositum.

Retningslinjer og prosedyrer

Siden reservasjoner er ment å forhindre et hotell fra å bli oversold, må du sørge for at en potensiell gjest forstår at avbestillingsregler for bestilling kan forhindre at rom holdes unødvendig. På samme måte bør en gjest vite hvilken tid han kan sjekke inn i et rom og hvilken tid han må sjekke ut. Reservasjonsprosedyrer bør lede frontkontorets kontorist for å gjøre dette klart for gjesten før du fullfører reservasjonen. En god reservasjonsprosedyre inneholder instruksjoner om parkering og eventuelle tilknyttede avgifter samt tilgjengeligheten av flyplass og offentlig transport.

Sterk bekreftelsesprosedyre

Å gjenoppta reservasjonen er muligens den mest kritiske delen av prosessen. Det gjør det mulig for reservasjonskonsulenten å tydeliggjøre hva hun har merket ned for gjesten og for gjesten å høre vilkårene i rommet. Hotellets ansatte bør gjenta romtypen, med spesielle forespørsler, ankomst- og avreisedato og ankomstdato, kostnaden for rommet og garanti- og avbestillingsregler. Når all informasjon er gjentatt og gjesten er enig, tilbyr reservasjonskonsulenten et reservasjonsbekreftelsesnummer som gjestene kan bruke når du sjekker inn eller på fremtidige samtaler.