Ulike stiler av forretningsbrev

E-post og tekster har erstattet brev på mange områder av våre liv, men å vite hvordan du skriver et profesjonelt forretningsbrev er viktig for småbedriftseiere. Enten du skriver til leverandører, kunder eller en potensiell finansieringspartner, reflekterer brevet på deg og din virksomhet. Et dårlig utformet brev kan gi leseren et inntrykk av at du mangler ferdigheter og profesjonalitet til å drive virksomheten din.

Tre stiler

De tre akseptable stilene med forretningsbrev er blokk, endret blokk og semiblok. De tre avviker mest i hvor linjene begynner. I blokkstilen begynner alle linjene til venstre margin. Hvis du velger en modifisert blokkstil, starter du alle bokstavsdelene unntatt returadressen og lukkelinjene - inkludert signaturen din - til venstre marg begynn unntakene i midten av siden din. Semiblock-stilen er identisk med den endrede blokken, med unntak av at du bør sette inn den første linjen i hvert avsnitt i brevet.

Skrift, marginer og spacing

Bruk 12-punkts Arial eller Times New Roman skrifttype for å gjøre ditt brev lettere å lese. Sett 1-tommers margin rundt, uavhengig av stilen du velger å gi brevet ditt et profesjonelt utseende. Den jevne plassen rundt brevet ditt gjør at den ser ryddig ut og gjør det lettere å lese. Hvis du bruker blokkstil, hopper du alltid over en linje etter returadresse - eller overskriften - før du inkluderer en dato. Hvis du bruker endret blokk eller semimodifisert blokk, er valget ditt om du skal hoppe over en linje før datoen. I alle stiler kan du hoppe over en linje mellom hver del av brevet og mellom avsnitt i brevets kropp.

seksjoner

Bedriftsbokstaver har flere seksjoner. Overskriften inneholder din returadresse, datoen og mottakerens adresse. Hilsen eller hilsen er neste, etterfulgt av kroppen, avslutningen og signaturlinjen. Ta alltid med full returadresse, selv om du kan inkludere e-postadressen din og telefon- og faksnummer hvis du velger. Ta med i mottakets identifikasjonsinformasjon, for eksempel hans avdeling, hvis du har den. Begynn hilsen med "Kjære" etterfulgt av personens personlige eller profesjonelle tittel. Bruk et kolon etter hilsen. Lukk brevet med "Vennlig hilsen", etterfulgt av et komma. Hopp over fire linjer og skriv inn navnet ditt og tittelen. Tegn brevet over navnet ditt.

betraktninger

Hold stilen din konsistent gjennom brevet. Med mindre det er nødvendig for riktig sammensetning, må du ikke kursivisere, dristige eller understreke ord. Ofte er disse stilene brukt til å understreke visse ord når de skriver informelt, men de gir en mangel på profesjonalitet til virksomhetsskriving. I stedet for en solid tekstblokk i kroppen, bryter den opp i flere lettleste avsnitt. Be noen til å korrekturlese brevet for feil og klarhetsproblemer før du sender det.