Fem vanlige funksjoner i et internt kontrollsystem for virksomheten

En uheldig virkelighet i næringslivet er at bedrifter, store og små, må være på utkikk etter svindel. En av måtene du kan gjøre, er gjennom et internkontrollsystem, som refererer til trinnene virksomheten din kan ta for å oppdage og avskrekke svindelaktiviteter av ledelse og ansatte. Prosessen starter med en evaluering av risikofaktorene dine, før du bestemmer hvilke skritt du kan ta for å redusere svindelrisikoen.

Tips

• Et internt kontrollsystem overvåker svindel hos leder og ansatt hos et selskap, og inkluderer fokus på ledelsesintegritet, ansattes kompetanse, arkivering, diskrete plikter og andre systembeskyttere.

Kommunikere ledelse integritet

Den moralske karakteren til ledere i din bedrift setter den generelle tonen til arbeidsplassen, men spesifikke prosedyrer er nødvendige for å formidle forventninger til riktig måte å utføre forretninger på. Ledelsens integritet kommuniseres til arbeidstakere gjennom arbeidshåndbøker og prosedyrehåndbøker. De samme publikasjonene gir også ansatte nødvendig opplæring i selskapspolitikk og forventet atferd. Ledelsens håndhevelse av politikk knyttet til økonomisk sikkerhet og svindel er imidlertid den viktigste indikatoren for en organisasjons forpliktelse til et vellykket internkontrollsystem.

Opprettholde kompetent personell

Rekruttering og beholdning av kompetent personell hjelper en bedrift til å registrere rekordtransaksjoner fra år til år ved å gi konsistens. En dårlig utdannet regnskapsfører kan for eksempel gjøre feil oppføringer som kan være uskyldige feil eller kunne utse seg som bedrageri. I begge tilfeller bør feilmeldingene unngås når det er mulig.

Beholdningen av ansatte øker sammenligningen av finansielle poster fra år til år. Videre øker revisors tillit til underliggende regnskapsposter etter hvert som han observerer påliteligheten til organisasjonens personell. Dette reduserer i sin tur en revisors vurdering av risikoen for vesentlig feilinformasjon i foretakets regnskap.

Ansvarsfordeling

Riktig oppdeling av plikter er en kritisk del av internkontroll fordi det reduserer risikoen for feil og upassende handlinger. Et effektivt system skiller autoritative, regnskaps- og frihetsfunksjoner. For eksempel åpner en ansatt innkommende post, en annen forbereder innskuddssedler for daglige kvitteringer, mens en tredje innskuddskvittering i banken. Denne typen arbeidsavskillelse hindrer muligheten for enhver enkelt ansatt å misbruke innkommende midler.

Vedlikehold av poster

Å beholde hensiktsmessige dokumenter sikrer at dokumentasjon eksisterer for hver forretningstransaksjon. Rekordsadministrasjon innebærer lagring, sikring og til slutt å ødelegge håndgripelige eller elektroniske poster. Systemredundans er viktig; Egnet sikkerhetskopiering hindrer en ansatt eller ledere fra å skape fantomtransaksjoner i de underliggende regnskapene. Et godt rekordstyringsprogram reduserer driftskostnadene, forbedrer effektiviteten og minimerer risikoen for rettssaker.

Fysiske og immaterielle beskyttelsesforanstaltninger

Sikkerhetsforanstaltninger hindrer uautorisert personell fra å få tilgang til verdifulle eiendeler. Sikkerhetsforanstaltninger er fysiske, for eksempel låser på dører eller immaterielle, for eksempel passord for dataprogrammer, og er et nødvendig element i en organisasjonens interne kontrollsystem. Mange bedriftseiere beskytter instinktivt lager, kontanter og forsyninger. Imidlertid er blanke sjekker, firma brevpapir og signaturfrimærker elementer som krever beskyttelse, men blir ofte overset.