Filorganisasjonsteknikker

Det er mange fordeler for å opprettholde et organisert arkiveringssystem, og i næringslivet kan denne typen organisasjonsferdighet hjelpe deg med å øke produktiviteten og effektiviteten. Siden filhåndteringssystemer tar mange former, er det viktig å komme med arkiveringsteknikker som fungerer for deg og tjener deres tiltenkte formål.

Vet hva du trenger å arkivere

Det er på tide å bli organisert, så begynn å gå gjennom bunken med filer på skrivebordet ditt og bestemme hva du trenger for filen. Sortering gjennom dokumenter vil gi deg en ide om hvilke typer organiseringsteknikker som skal settes inn, basert på hvilken type informasjon du må sende inn. Lag underpiller i henhold til kategorier du bestemmer, for eksempel "klientfiler", "finansfiler" eller "markedsføringsfiler." Når du sorterer gjennom dokumentene dine, må du være sikker på å kvitte seg med filene du ikke lenger trenger, eller sette dem i firmaets arkiver.

Hvis du trenger å organisere elektroniske filer, utfør samme aktivitet ved hjelp av de elektroniske dokumentene. Opprett elektroniske undermapper og slipp dokumenter i mappen, avhengig av hvilke filer de er. Flytt gamle og utdaterte dokumenter til datamaskinens søppelkanne.

Alfabetisk rekkefølge

Når du har fullført alle underpiller og du vet hva du trenger å arkivere, kan du finne ut hvordan du holder dokumentene organisert på en måte som gir deg lett tilgang til informasjonen. Ifølge Texas State Library og Archives Commission, er alfabetiske arkiveringssystemer en av de grunnleggende og mest foretrukne filorganisasjonsteknikkene. Alfabetisk arkivering har å gjøre med å organisere dokumentene dine i henhold til bokstavene i alfabetet, og kan gjøres i kopi eller elektronisk. Hvis du velger å alfabetisere dokumentene dine, ordne filmapper som er merket fra A til Z og arkivere.

Kronologisk rekkefølge

Du kan bruke en kronologisk organisasjonsteknikk for arkivering, som arrangerer filer i henhold til datoen eller datoperioden. Entreprenørnettverket (en online ressurs for entreprenører) anbefaler at du bruker en kronologisk organisasjonsteknikk fordi det gjør arkivering og tilgang til poster mer praktisk. Denne typen organisasjonssystem kan være spesielt nyttig når du tar bort filer fra møter. For harde og elektroniske filer, opprett mapper som er delt inn i uker, måneder, kvartaler eller år - avhengig av ditt behov.

Opprettholde prosessen

Det er lett å la disse papirene ha seg opp og opp, men å etablere en innleveringsprosess vil være gunstig. Når nye dokumenter lander på skrivebordet, kan du prøve å sende dem bort så raskt som mulig. Dette vil spare deg tid nedover veien fra å ha et massivt arkivprosjekt. Hvis du ikke kan sende dokumenter umiddelbart, må du sette dem inn i en arkivbakke i samme rekkefølge som du har opprettet (alfabetisk eller kronologisk). Dette vil gjøre innleveringsarbeidet ditt senere, være raskere.