Federal Grant Accounting Procedures

Når du mottar et føderalt stipend fra et hvilket som helst byrå, kan du forvente å fylle ut en masse dokumenter, opprettholde forsiktige dokumenter i løpet av tilskuddssyklusen og dokumentere alle programmene og prosedyrene du fulgte mens du bruker stipendpengene. Unnlatelse av å følge de føderale retningslinjene kan føre til reduksjon av stipendbeløp, tap av ytterligere tilskuddsmidler eller kostnader som tilskrives din egen organisasjon.

Opprettholde Solid Accounting Procedures

Grantmottakere må utvikle og opprettholde forutsigbare, brukbare regnskaps prosedyrer som tydelig skiller stipendfinansiering og utgifter fra andre finansieringskilder. Føderale tilskudd krever at mottakere følger generelt akseptable regnskapsrutiner, eller GAAP. Opprett solide regnskapsmessige prosedyrer som står for alle dine utgifter før du aksepterer et føderalt stipend.

Dokument hvert trinn av utgiften din

Hold dokumentasjon for alle dine utgifter for føderale regnskapsmessige formål. Tidskort må signeres og godkjennes av ledelsen dersom de faktureres på tilskudskontoen. Bevis for bidragsmottakerens kvalifikasjon må dokumenteres og lagres. Din skriftlige regnskapsprinsipper må til enhver tid være tilgjengelig for føderale revisorer. Oppbevar originale fakturaer, utgiftsgodkjennelsesskjemaer, kontroller autorisasjoner og mottatt signaturer.

Bygg i Fail-Safes

Fail-safe prosedyrer kan hjelpe deg å holde deg unna problemer med føderale finansieringsbyråer. Bygg interne kontroller som krever at organisasjonen din beholder separate filer for alle dine tilskuddsprogrammer, behold kopier av all tildelingsdokumentasjon på filen for enkel tilgang og sett opp vurderinger for å sikre at utgifter ikke overstiger bevilgningsbevilgninger i et område. Krev en forklaring på alle utgifter samt tilsyns signaturer. Utvikle kontroller for å spore og regne for kontantutgifter, og utpeke ett individ for å få det endelige si over alle utgifter.

Utvikle og følg et budsjett

Du vil være i stand til å holde seg til parametrene for tilskuddet dersom du utvikler og følger et strengt budsjett og regelmessig reviderer de ulike kontoene. Sammenlign dine faktiske utgifter til budsjettet hver måned, og gjør omgående korrigeringer som påvirker det totale budsjettet. Sett en tidsplan for budsjettvurderinger og hold deg til det slik at du kan svare på revisjonsspørsmål med oppdatert informasjon når som helst de blir spurt. Ved søknad om tilskudd må du vise finansieringsorganet at du har et fungerende driftsbudsjett og en klar plan for tilskuddsmidlene. Federal grant regnskap prosedyrer krever at du holder deg til disse tallene når du mottar stipend pengene dine.