Faktorer av effektiv kommunikasjon

Som småbedriftseier har du seks mil høye dager, og du vil ha kjedelige dager - hvor du nyter hvert minutt, og dager du vil slutte klokken 14.00. Så mye som du kan omfavne uforutsigbarheten av det daglige livet som småbedriftseier, er det en ting du kan regne med å være forutsigbar, at du vil bli forventet å kommunisere hver eneste dag - med ansatte, kunder, leverandører, salgsrepresentanter, samfunnsgrupper, statlige tjenestemenn og totalt fremmede. Du blir regnet og dømt av din evne til å kommunisere med ord - de du verbaliserer muntlig, pluss de du sender inn tekstmeldinger, annonser og sosiale medier innlegg, samt de du skriver i e-post, brev og presentasjoner.

Du kan ikke tenke deg selv som en "master communicator" - kanskje ikke engang i nærheten. Men siden så mye rides på din evne til å kommunisere effektivt, er det viktig at du polerer kommunikasjonsevnen din - en klok investering av tid som vil bidra til at du forstås minst det meste av tiden, og i sin tur forstår de som er rundt deg. For å fullføre denne oppgaven på riktig måte, her er noen faktorer som fremmer effektiv kommunikasjon:

Ta det fra toppen, og oppdatere kunnskapen om trinnene som er involvert i alle former for kommunikasjon.
Ta imot verdien av aktiv lytte.
Vurder hindringene for effektiv kommunikasjon slik at du kan overvinne dem.

Å gjøre det vil imbue deg med deft og selvtillit du trenger for å tjene som mester i ditt småbedriftsunivers.

Følg kommunikasjonsprosessen

Som bedriftseier mister du sannsynligvis alle faktorer som involverer kommunikasjon som foregår på en gitt dag. Men de fleste vil trolig bli styrt av en hensikt, for eksempel å:

Send informasjon Utvekslingsinformasjon Lag en forespørsel
Lodge en klage
Overtale Løse et problem Forene en forskjell * Underholde

Uansett hva målet ditt er, er trinnene som er involvert i alle former for kommunikasjon, fundamentalt det samme. Det kan bidra til å visualisere de seks trinnene i en sirkel - den ene følger den andre - eller en lineær sekvens, fra venstre til høyre:

Sender utvikler en ide. Alle meldinger begynner med å konseptualisere en ide. Tross alt, hvis du ikke hadde en begrunnelse, ville du ikke ha noen grunn til å kommunisere.
Sender formulerer meldingen. En ide må da legges inn i ord; du må bestemme hvordan du skal uttrykke deg selv. Kommunikasjonsspesialister kaller denne "kodingen". Det kan være det vanskeligste trinnet - og en som krever flere revisjoner til du er fornøyd med at du har det riktig.
Sender velger et medium for meldingen. Som småbedriftseier møter du valg som dine forgjengere aldri hadde til rådighet, takket være teknologi. Dette er delvis hvorfor dette trinnet fortjener nøye vurdering. Kommunikasjon fra ansikt til ansikt kan ofte forhindre typen feilkommunikasjon som kan forekomme i e-post og spesielt tekstmeldinger. * Sender overfører meldingen, slik at den kan reise over det valgte mediumet. Med dette trinnet er avsenderens rolle fullført.
Mottaker mottar og dekoder meldingen. Dette er et skritt som kan være utfordrende - akkurat der disse barrierer og hindringer og andre faktorer for kommunikasjonsbrudd er mest sannsynlig å overflate. Effektiv kommunikasjon kan ikke forekomme, med mindre avsenderen og mottakeren tilordner samme mening til en melding.
Mottaker gir tilbakemelding. Tilbakemelding avslutter kommunikasjonsprosessen, men ikke alltid minnelig. Mens hver avsender krever positiv tilbakemelding, er det faktum at forvirret, omstridt eller sint tilbakemelding gir mulighet til å bygge bro over kommunikasjonsforskjeller, forutsatt at toveiskommunikasjonen mellom avsender og mottaker forblir ærlig og oppriktig.

Hone dine aktive lytteferdigheter

Hvis det siste punktet har rørt skeptikeren i deg, tenker du sannsynligvis på en situasjon der en forvirret, tvilsom eller sint utveksling endte dårlig. Ikke bare var kommunikasjonen ineffektiv; det var også splittende.

Grunnårsaken? Sannsynligvis, dårlige lytteferdigheter fra avsenderens eller mottakerens side. Det dømmer effektiv kommunikasjon hver gang, og det hjelper ikke det:

Så langt tilbake som klasseskolen, er studentene reprimandert for "ikke å betale oppmerksomhet", hvis de blir fanget fidgeting eller synes distrahert. Men å være oppmerksom og lytte er to forskjellige ting, og amerikanske skoler lærer ikke elevene hvordan de skal bli bedre lyttere.
Hørsel og lytting er også to forskjellige ferdigheter. * Høring garanterer forståelse ikke mer enn å se garanterer å se.
De fleste foretrekker å snakke i stedet for å høre, ofte bare bide sin tid som noen andre snakker, slik at de kan chime inn.

Før du tar en nærmere titt på noen av de vanligste hindringene og hindringene for effektiv kommunikasjon og hvordan du kan overvinne dem, bør du vurdere den ene ferdigheten som kan være til nytte for deg (som alle entreprenører) mest av alt: aktiv lytte.

Akkurat som du sannsynligvis har slått sider av en bok på en ny måte når du har lest din aktive lesing i ferdigheter på høyskolen, kan du nå nye nivåer av forståelse når du finpusser dine aktive lytteferdigheter. Det er det motsatte av "passiv lytting", for eksempel når du lytter til et baseballspill på en lavvolumradio når du lager klient telefonsamtaler. University of Minnesota beskriver aktiv lytting som:

"... gi full oppmerksomhet til hva andre mennesker sier, tar tid til å forstå poengene blir gjort, stiller spørsmål som hensiktsmessig og ikke forstyrrer på upassende tidspunkt."

Aktiv lytting er en lært ferdighet, noe som gjør det ytterligere overraskende at det ikke undervises i grunnskole, mellomhøyskole og høyskole. Det krever øvelse og konsentrasjon for å bli en god, aktiv lytter. Men du kan bli en "master aktiv lytter" ved å praktisere en fem-trinns strategi fremmet av University of Maine:

Bekreft en persons ideer, tanker eller følelser først. Parafrase (omstil hva avsenderen sa i dine egne ord). Spør åpne spørsmål uten dom. Oppsummere og klargjøre. Gi din mening (diplomatisk, selvfølgelig).

Aktiv lytting garanterer ikke at du aldri kommer til å møte en kommunikasjonsforstyrrelse. Men av alle de faktorene som fremmer effektiv kommunikasjon, er det uten tvil det viktigste for alle. Og dette er før du ser på de hindrende hindringene og hindringene som ligger foran.

Overvinne hindringer for effektiv kommunikasjon

Den første og mest komplekse hindringen for effektiv kommunikasjon er holdning. Det er komplekst fordi det omfatter så mange faktorer som danner en sinnstilstand, inkludert:

Kjønn Sosioøkonomisk status Kultur
Personlig tro
Religiøs tro
Mangel på kjennskap eller troverdighet * Selektiv oppfatning (handlingen med å filtrere det vi ser og hører for å passe til vår egen agenda)

Å motvirke disse utfordringene og mesterfaktorene som fremmer effektiv kommunikasjon:

Vedta en kooperativ tone. * Sett deg i den andres stilling (eller i det minste forsøkt å gjøre dette). Det kalles empati, og det er en annen lærd livskompetanse som følger mastering av aktiv lytting.
Lag en rapport - en følelse av enkelhet og komfort. (Med tiden kan rapporten utvikle seg til tillit, noe som kan fremme åpen og ærlig kommunikasjon.) For øyeblikket, gjør ditt beste for å redusere spenning og oppmuntre til en fri strøm av kommunikasjon.
Ha et åpent sinn. Avstå fra å dømme eller kritisere.
Dispense med forsvarsevne eller danne premature antagelser.
Fokuser på meldingen, ikke på noen bidragende faktorer (for eksempel tilstedeværelsen av følelser eller en vanskelig å forstå aksent).

Den andre hindringen for effektiv kommunikasjon er språk og medium . Som holdning er den like bred og inkluderer slike faktorer som:

Ordvalg * Tone (inkludert tonehøyde, intonasjon og volum)
Kroppsspråk og bevegelser * Ikke-verbale tegn

Å motvirke disse utfordringene og mestre de faktorene som fremmer effektiv kommunikasjon:

Bruk enkelt, klart, nøyaktig språk. * Unngå komplekse ord og metaforer.
Drop slang og jargong fra ordforrådet ditt. Unngå forspurt språk eller ord som innebærer stereotyper. Gjør ditt beste for å justere ansiktsuttrykkene dine med stemmen din. Eliminere (eller i det minste redusere) din bruk av håndbevis. Du kan tenke dem for vekt, men de kan være distraherende. Avstå fra sladder (både å lytte til det og spre det).
Beskytt alltid en persons grunnleggende rett til personvern.
Velg et medium som utfyller meldingen din. For eksempel krever et presserende stykke informasjon sannsynligvis et raskt medium. Du kan alltid følge opp senere med et annet medium.
Vurder å forsterke selv en rote verbal melding med en skriftlig melding, hvis det er viktig. Det kan også tjene som avklaring.

Å si hva du mener og hva du sier, kan høres enkelt - i hvert fall til du driller deg ned og vurdere noen eksempler som kan gi deg en pause. Videre er "vurderingen av kilden" også viktig fordi to personer kan svare på samme melding på to forskjellige måter.

Åpenbart, hvis du må påtale en ansatt, er det bedre å gjøre det privat og personlig. Men hva om du vil komplimentere en ansatt? Skal du gjøre det med et "publikum" - så kan alle innen earshot høre? Akkurat som du ikke behersket engelskspråket på ett år, vil du sannsynligvis ikke lære å minimere lyden av språk og medium heller. Gi deg selv tid; du vil fortsette.

Den tredje hindringen for effektiv kommunikasjon er lytting og tilbakemelding . Uten god lytteferdighet, vil avsenderen av en melding ikke vite om mottakeren forstår det. Og uten tilbakemelding, vil avsenderen ikke vite om mottakeren har tolket meldingen riktig. Mange faktorer kan hindre denne avgjørende prosessen, men de har en tendens til å falle under kategoriene av:

uoppmerksomhet
Defensiveness * Tidlige antagelser
Mangel på presisjon
Klarhet og flyt * Utrinnelighet

Polering av dine aktive lytteferdigheter vil gå langt mot å hjelpe deg med å motvirke disse utfordringene og mot kampfaktorer som fremmer effektiv kommunikasjon. Du kan også:

Se varsel (og vær oppmerksom også). * Vær spesifikk.
Still spørsmål for klarhetens skyld.
Hold tilbake dommen - og et svar - til du er sikker på at den andre personen har avsluttet meldingen. * Selv om du blir bedt om råd, prøv å tilby det, ikke utgitt det, som et direktiv. Kjent som soft-pedaling, kan denne typen råd lettere aksepteres hvis du bruker ordet "vi" - selv om du ikke er en del av løsningen. Eller prøv, "Hva synes du om ...?" Eller "Har du noen gang vurdert å gjøre ...?"

Den fjerde hindringen for effektiv kommunikasjon er støy og fysiske hindringer, faktorer som vurderes å eliminere for effektiv kommunikasjon som kan omfatte:

Støy fra mennesker Støy fra maskiner Støy fra trafikk Temperaturbelysning * Sitteplasser og layout
trengsel

Fjerner (eller i det minste reduserer) slike distraheringer virker som et åpenbart middel - en som kan løse alle problemer. Når du ikke kan - når du er nådd av et dårligere miljø - er det beste trinnet du kan ta, å flytte til en som bidrar til å lytte, snakke og samhandle. Ja, det kan hende du må forstyrre noen for å foreslå en endring i spillestedet. Men en kort avbrudd vil trolig blek i forhold til å forsøke å forsvinne i et miljø der dine viktige meldinger konkurrerer med andre kilder.

Du vil lære og vokse

Du kommer sannsynligvis til å gjøre feil når du finesser dine kommunikasjonsferdigheter, akkurat som du er bundet til å gjøre noen feil, når du finjusterer programvarevalg, regnskapssystem, annonseringsplan og alle de andre elementene i din småbedrift.

I motsetning til datamaskiner og dataprogrammer som kan tweaked ved å trykke på noen få knapper, blir mennesker, som du vet, ikke utstyrt med knapper eller en bruksanvisning. Dette er delvis hvorfor den menneskelige dynamikken i virksomheten din kan vise seg å være den mest utfordrende - men også den mest givende - av alle.