Eksempel på en Pro Forma-faktura

Pro forma fakturaer viser et pristilbud for et potensielt salg, import eller eksport av varer. Disse fakturaene brukes ofte under forhandlinger for å oppgi vilkårene for et tilbud, slik at den andre parten kan godta eller svare med et motoffer. Proformafakturaen er ikke en bindende avtale, og ingen betaling skjer før partene inngår en kontrakt. Långivere, lisensbyråer og tollinspektører kan be om en pro forma faktura som bevis på gyldigheten av den kommende transaksjonen.

Grunnleggende informasjon

Oppgi firmaets navn og kontaktinformasjon øverst på fakturaen. Angi tydelig at dette er en proforma faktura og ikke den endelige versjonen. Ta med leverandørens navn og kontaktinformasjon sammen med hvilken som helst kunde- eller kunde-ID som brukes i faktureringssystemet. Oppgi fakturadato for å skille denne proforma fra tidligere eller senere versjoner. Dette er spesielt viktig hvis transaksjonen er under forhandling, fordi prisen eller mengden av varer i en transaksjon kan endres flere ganger før en endelig avtale er nådd.

Varedetaljer

Inkluder mengden og beskrivelsen av varene som er involvert i transaksjonen. Bruk en separat linje for hver type produkt, og oppgi enhedspris og totalpris for hver linje. Legg til alle elementene og vis resultatet som en del av kostnader før eventuelle frakt- og håndteringsgebyrer legges til.

Betalingsbetingelser

Fordi import- og eksporttransaksjoner kan finne sted mellom to land med forskjellige valutaer, bør proformafakturaen spesifisere hvilken type valuta som skal brukes til betaling. Hvis en part har avtalt å betale den andens valutaavgift, oppgi detaljene i denne avtalen. Angi en forfallsdato og oppgi de gjeldende gebyrer for manglende oppfyllelse av denne fristen. Hvis du vil utvide kreditt eller tillate avdragsbetaling, forklar vilkårene og betingelsene.

Frakt

Oppgi eventuelle gjeldende frakt-, frakt- og forsikringsavgifter som gjelder for transport av varene. Angi de relevante detaljene, for eksempel inngangsport eller utgang og forsendelsesmetode. Ta med en liste over eventuelle dokumenter som trengs for å passere gjennom toll.

Leveranse

Gi en estimert dato for levering av varene. Dette kan være en rekkevidde, siden du kanskje ikke vet nøyaktig hvor lang tid det tar å oppnå en kredittgrense eller gjennom en tollinspeksjon. For eksempel kan du oppgi et forventet leveringsvindu på seks til åtte uker. Denne tidsrammen kan starte etter at kredittlinjen er signert eller en annen betinget hendelse har oppstått. Oppgi eventuelle garantibestemmelser i denne delen av fakturaen.