Nødkommunikasjonsprosedyrer

Enten en nødsituasjon bare påvirker virksomheten din eller hele landet, må du sette i gang kommunikasjonsprosedyrer som lar deg nå de menneskene du må kontakte. Dine prosedyrer må tillate deg å verifisere med ansatte og partnere hvordan nødsituasjonen har påvirket dem og gi dem den informasjonen de trenger for å hjelpe deg med å gjenoppta operasjoner. Klare prosedyrer bidrar til å gjøre din nødsituasjon effektiv og sørge for at hver av dine ansatte er kjent med sitt ansvar i tilfelle en nødsituasjon.

Utpeke operative roller

Nøkkelfunksjonene for nødkommunikasjon er en nødsituasjon og kommunikasjonen med de berørte. I dine prosedyrer bør du utpeke en hovedkontakt som erklærer nødstilfeller og personer som er ansvarlige for å kommunisere med ansattes grupper, kunder, leverandører, myndigheter og offentligheten. Hver rolle må ha en primær kandidat og en liste over alternativer. Alternativets rolle er å verifisere om hovedpersonen eller alternativet foran dem i listen er i stand til å utføre den nødvendige funksjonen. Hvis ikke, må alternativet ta over.

Angi hvem du skal kontakte

Når de ansvarlige har oppgitt en nødsituasjon, må de utpekte kommunikasjonsansatte kontakte sine mål. De som kontakter ansatte, kunder og leverandører må ha all kontaktinformasjon, inkludert alternative telefonnumre og e-postadresser. De som kontakter myndighetene, må ha telefonnummer til de relevante beredskapstjenestene, politiets og regjeringens representanter. De som kontakter offentligheten, bør kunne ringe pressekonferanser om nødvendig og må ha kontaktinformasjonen til lokale medier. Dine prosedyrer må detaljere hvordan du beholder denne informasjonen, oppdaterer den og gjør den tilgjengelig for de ansatte som trenger det.

Detaljutstyr og kommunikasjonsmetoder

I tillegg til å vite hvem du skal kontakte, må prosedyrene dine gi veilede ansatte veiledning om hvordan man starter kommunikasjon. Landlinjer er pålitelige for de ansatte som har dem og for myndighetene og media. Alternativer inkluderer mobiltelefonanrop, e-post og tekstmeldinger. Sistnevnte går i tillegg om når mobilstemmesystemet er overbelastet. Du kan nå enkelte ansatte gjennom meldinger på sosiale nettverk. Målet er å etablere kontakt med hver medarbeider og mål og oppbevare registreringer av samtalene og all informasjon som er innhentet.

Liste hvilken informasjon du trenger å kommunisere

Din nødkommunikasjonsprosedyrer må spesifisere hva som skal kommuniseres. For ansatte, kunder og leverandører trenger du detaljer om deres situasjon, og du må informere dem om hva selskapet gjør. Hvis du setter opp operasjoner på et annet sted, må du gi dem informasjonen. For myndighetene er målet å informere dem om selskapets situasjon og om du trenger hjelp. For media, informere dem om hva du gjør og hva som har skjedd, bidrar til å holde offentligheten informert og kan bidra til å nå ansatte, ellers kuttet av.