Utfordringer i å administrere vitale poster i organisasjoner

Mange organisasjoner bruker en enorm mengde tid og penger til å skape, oppdatere og administrere viktige filer og poster. I mange tilfeller krever samsvarsspørsmål at disse registre beholdes minst syv år, med noen dokumenter beholdt for hele organisasjonens liv. Utfordringene som organisasjoner står overfor når det gjelder dokumentbehandling, kan være betydelig.

Koste

Å beholde papirfiler er et dyrt forslag. Når et selskapsfaktorer i kostnaden for arkiveringsmateriell, lønnene til arkiveringskonsulentene og eiendomsutgiftene knyttet til filoppbevaring, kan den sanne kostnaden ved å holde dokumentasjon være ublu. Ifølge PricewaterhouseCoopers bruker gjennomsnittlig organisasjon om lag $ 20 i arbeidskraft for å arkivere hvert papirdokument, ca $ 120 i arbeidssøking for hvert feilfil og $ 220 ved gjenskaping av et dokument. Legg til i det faktum at 80 prosent av dokumentene aldri blir tilbakekalt når de er arkivert, og bekostning blir vanskelig å forsvare.

Tapt dokumenter

Kostnaden ved å holde papirfiler kan være akseptabelt dersom selskaper kunne finne hvert dokument når det trengs. I virkeligheten går papirdokumenter jevnlig. I noen tilfeller er de ganske enkelt feilfiltrert. Andre ganger er de tapt for alltid. I store bysentre outsourcer selskapene jevnlig sin arkivering til et off-site filbehandlingsselskap. Når en forespurt fil ikke er funnet på et off-site anlegg, må selskapene bruke enorme ressurser å hente bokser med arkiverte dokumenter, i håp om å finne det manglende dokumentet. Noen dokumenter er aldri funnet, og krever at selskapet gjenskaper informasjonen eller overlater sin innsats helt og aksepterer enhver konsekvens.

Sikkerhet

Av naturen inneholder viktige dokumenter viktig og ofte konfidensiell informasjon. Sikring av denne informasjonen kan være en utfordring. Noen selskaper beholder viktige dokumenter i låst lagring, kun tilgjengelig for autorisert personell. Politiseringstilgang, opprettholde tilgangslogger og tildeling av autorisasjonsnivåer, legger bare til kostnadene ved lagring av dokumentene. Når dokumentet er logget ut, er det lite organisasjonen kan gjøre for å sikre at filen forblir konfidensiell og ikke deles med vilje eller ved et uhell med noen andre i selskapet eller utenfor det.