Hvilke typer rapporter brukes til å rapportere lønnsskatt?

Som arbeidsgiver slutter lønnsforpliktelsene dine ikke når du distribuerer lønnsslipp til dine ansatte. Den føderale regjeringen vil at du skal sende inn rapporter, og staten din kan også være interessert. Innlevering av lønningsskattrapporter sent kan resultere i bøter eller straffer, slik at du bør gjøre deg kjent med de ulike typer avkastninger og når de er forfalt.

IRS-skjema 941 og 944

Form 941 brukes til å rapportere den føderale inntektsskatten, Medicare og Social Security beløp du holdt tilbake fra dine lønnssjekker. Du rapporterer også din del av Medicare og Sosial sikkerhet på skjemaet. Rapporten er kvartalsvis avkastning og er basert på et kalenderår. Kalenderenes kvartår slutter 31. mars, 30. juni, 30. september og 31. desember. Din 941-rapport utløper senest den siste dagen i måneden etter slutten av kvartalet. IRS gir visse bedrifter som har liten lønnsskatt rett til å sende en årlig, snarere enn kvartalsvis, retur. Form 944 tjener samme formål som Form 941, men du arkiverer den årlig innen 31. januar for å dekke det forrige kalenderåret. Du trenger ikke å legge inn begge skjemaene.

IRS-skjema 940

Som arbeidsgiver er du ansvarlig for å gjøre føderale arbeidsledighetsskatt bidrag. Fra og med 2012 betaler du skatt på den første $ 7000 som hver ansatt tjener. Dine ansatte kan ikke bidra til arbeidsledighetsskatt, slik at du ikke kan trekke avgiften fra lønnene sine. Returneringen til filen for å rapportere din føderale arbeidsledighetskrav er Form 940. Dette er en årlig avkastning og forfaller innen 31. januar for det foregående året. Men hvis alle dine innskudd ble gjort i tide, gir IRS deg før 10. februar for å sende inn skjema 940.

IRS Forms W-2 og W-3

På slutten av hvert kalenderår må du utarbeide et skjema W-2 for hver av dine ansatte. Dette skjemaet viser hvor mye arbeidstakeren har tjent, hvor mye Medicare og Social Security ble trukket, eventuelle spesielle utbetalinger som den ansatte mottok og hvor mye statsskatt ble holdt tilbake. Du må levere dine ansatte med deres W-2 skjemaer for det foregående året senest 31. januar. Du har imidlertid til 28. februar for å gi Sosialtilsynet deres kopier; Hvis du arkiverer elektronisk, er forfallsdatoen 1. april. Form W-3 er en type dekselformular som gjenkjenner velg totaler fra W-2 skjemaene du inkluderer. Inkluder en separat W-3 for hver gruppe W-2 skjemaer du sender. Forfallsdatoene for W-3 tilsvarer forfallsdatoen for dine W-2-skjemaer.

Statlige skjemaer

I tillegg til føderale lønnsskattrapporter, må du sende riktig avkastning med staten din. Kravene varierer etter stat, men vanligvis må du sende inn en statsarbeidsavkastning. Avhengig av statens regler, kan det hende du må legge inn en arbeidstakerutligningsrapport. Noen stater, inkludert Rhode Island, California, New York, New Jersey og Hawaii, krever også at arbeidsgivere skal gi arbeidstakere uføreforsikring, så du må normalt legge inn en rapport for dette også.