Hva skjer hvis jeg ikke har en W-9-form for noen som jeg betalte?

Outsourcingtjenester til uavhengige entreprenører er en vanlig praksis i virksomheten. Det sparer på overhead, får eksperter til å gjøre en bestemt oppgave raskt og er ofte nødvendig for kortsiktige prosjekter. Når en bedrift betaler en uavhengig entreprenør minst $ 600 i løpet av et år, må virksomheten skaffe et skjema W-9 som gir leverandørens navn, adresse, skatteidentifikasjonsnummer og eventuell tilbakeholdelse av føderale avgifter. Hvis en bedriftseier ikke har denne informasjonen, må de gjøre dokumentert innsats for å skaffe det før du sender en ufullstendig skatteformular 1099-Misc.

Be om informasjonen

Hvis du ikke har en W-9 Form for noen du har betalt, må du be om en. De fleste leverandører gir villig det. Mange leverandørforhold starter godt under terskelen på $ 600, så mange bedriftseiere finner seg tilbakesporende når de fullfører årsskiftet forberedelse og regnskap betalinger mer enn opprinnelig forventet. Det er også mulig at en leverandør en W-9, men har gjort en feil på W-9, transponere et nummer som genererer en feil som IRS noterer.

Feil informasjon på W-9 genererer en IRS-skjema CP-2100 eller CP-2100A, Merknad om feil arkivering. Dokumentér alle forespørsler om en gjeldende W-9. Spør leverandører minst tre ganger. Noen leverandører har et Employer Identification Number (EIN) eller bruker deres personlige personnummer til inntektsformål. Enten tall er akseptabelt.

Fullfør en 1099-Misc

Når en leverandør ikke har gitt den riktige W-9-dokumentasjonen, har en bedriftseier fortsatt lov til å behandle en slutten Form 1099-Misc-form, som rapporterer all inntekt til selgeren. Dette gjør at virksomheten kan trekke ut kostnadene riktig. Fordi digitale formater ikke vil akseptere ufullstendig dokumentasjon, må du imidlertid utarbeide et papir "Form 1099-Misc" manuelt. Merk at selgeren nektet å gi en EIN ved å skrive "nektet" i mottakerens TIN-boks på skjemaet 1099-Misc. Skjemaer er tilgjengelige for utskrift gratis online på IRS-nettsiden eller på lokale kontorforretninger for kjøp.

Send selgeren sin kopi av 1099-Misc, send IRS og staten sin kopi. Det vil være opp til leverandøren å forene informasjonen med IRS og betale skatter.

Fremtidig virksomhet med leverandør

Når en bedriftseier ikke kan skaffe seg eller verifisere leverandørens EIN, er han ikke forbudt å gjøre forretninger med denne leverandøren etter noen skatteregler. Imidlertid er han pålagt å begynne å beholde føderale skatter umiddelbart for å sikre at alle egnede skatter blir betalt for arbeid. Dette hjelper IRS med å finne uavhengige entreprenører som ikke rapporterer alle inntekter på selvangivelser eller prøver å unngå allerede pålagt sikkerhetskopieringsbehov. Bedriftseiere kan fortsette å behandle 1099-forskjellige, men bør overføre fremtidige utbetalinger med 24 prosent allerede tatt fra leverandørbetalinger og sende det tilbakeførte beløpet direkte til IRS.