Måter å holde konfidensiell informasjon trygt i en resepsjon

Fortrolig verbal og skriftlig informasjon går ofte gjennom mottaksområder. Likevel har mange bedriftseiere ikke tilstrekkelig beskyttelse på plass for å hindre at konfidensielle detaljer faller i feil hender. Uansett hvilken type informasjon - enten det er klientnavn, pasientens resept eller diagnostiske testdetaljer, kommende forretningsprosjekter eller juridiske saker - å holde det trygt krever det nødvendige garantier.

Lag en personvernsplan

En måte at du kan holde informasjonen trygg, er å ordne oppsettområdet på en måte som gjør det vanskeligere for kunder eller leverandører å se konfidensielt papirarbeid eller høre konfidensielle detaljer fra telefon eller ansikt til ansikt samtaler. For eksempel kan du sette opp mottak og venter i to separate rom eller - hvis du har en åpen planløsning - installer ugjennomsiktige lyddempende akustiske veggpaneler mellom områdene. Med begge arrangementer kan veggpaneler skille forskjellige resepsjonsområder, som innsjekking, utsjekking og konsultasjon i enkelte medisinske kontorer.

Etabler mottaksprosedyrer

En endret layout kan ikke forhindre alle forekomster av ansatte som ikke er mottakere og besøkende fra å få tilgang til konfidensiell informasjon i resepsjonen. Etablering av klare regler og prosedyrer for ansatte som følger, vil hjelpe. For eksempel kan du kreve at bare mottakspersonale blir tillatt bak skrivebordet. Du kan også kreve at mottakspersonalet dekker konfidensielt papirarbeid når noen nærmer seg skrivebordet, eller logger av datamaskiner og låser fortrolig papirarbeid hver gang de forlater arbeidsstasjonene av en eller annen grunn.

Opplær personalet og publikum

Det er også viktig at alle dine ansatte og publikum forstår og følger reglene dine. Personellopplæring kan omfatte konfidensialitets- og personopplæring, en reglement for mottakerens regler og prosedyrer for fremtidig referanse, og skilt eller plakater som påminner personalet om deres ansvar for å beskytte konfidensiell informasjon. Offentlig opplæring kan innebære sending av relatert informasjon via post og elektronisk post for å gjenta besøkende, for eksempel faste kunder, pasienter eller leverandører. I tillegg kan du installere besøksskilt i nærheten av resepsjonen og rundt venterområdet som klart skisserer reglene og forventningene dine.

Ting å huske

Hvis virksomheten din involverer helsevesen, må du kontrollere at eventuelle endringer som er gjort for å beskytte konfidensiell informasjon i resepsjonen, er i samsvar med regler fastsatt av lov om helseinformasjon om personvern og ansvar. Noen resepsjonister avslører uforstyrret konfidensiell informasjon over telefon eller i fellesområder. Legg vekt på at ansatte ikke skal diskutere konfidensiell informasjon med noen, bortsett fra personen eller personer som er godkjent for å høre det. De bør også vente til etter at besøkende har flyttet vekk fra resepsjonen, før de diskuterer konfidensiell informasjon.