Typer Business Communications

Som forretningsleder vet du at kommunikasjon er en viktig del av bedriftens suksess. Metodene du bruker til å kommunisere, inkluderer personlige interaksjoner, telefonsamtaler, tekstmeldinger og andre mer tradisjonelle former for skriftlig korrespondanse. Det er ulike typer forretningskommunikasjon å vurdere som kan justere tonen eller innholdet ditt.

Tips

• De fire grunnleggende typer forretningskommunikasjon er interne (oppadgående), interne (nedadgående), interne (laterale) og eksterne.

Intern, oppadgående kommunikasjon

Denne typen forretningskommunikasjon er alt som kommer fra en underordnet leder eller en person opp i organisatorisk hierarki. Ledere trenger informasjon for å strømme oppover for å få en ekte puls på selskapets virksomhet. Mest kommunikasjon som flyter oppover er basert på systematiske former, rapporter, undersøkelser, maler og andre ressurser for å hjelpe medarbeiderne med å gi nødvendig og fullstendig informasjon.

For eksempel kan en salgsrapport inneholde totalt antall plasser, sammen med det faktiske salget. Det kan også be om tilbakemelding, for eksempel en oppsummering av problemer eller suksesser som ledelsen ønsker å spore.

Intern, nedadgående kommunikasjon

Dette er enhver form for kommunikasjon som kommer fra en overlegen til en eller flere underordnede . Kommunikasjon kan være i form av et brev, et notat eller et muntlig direktiv. Ledere bør holde kommunikasjon profesjonell og klar med underordnede. Et notat om en ny operasjonsprosedyre kan for eksempel innebære sikkerhetskrav og nye forskrifter. Det bør ikke være noe rom for tolkning av sikkerhetskravene. Språket bør kortfattet forklare nøyaktig hva som må skje.

Intern, lateral kommunikasjon

Sidekommunikasjon er snakkesending, meldingstjenester og e-post blant medarbeidere på kontoret . Dette kan være kommunikasjon på tvers av avdelingen eller bare interne avdelinger. Et eksempel på et scenario som involverer tverrdepartementskommunikasjon er hvor oppfyllingslederen har spørsmål om en spesiell ordre, og ber om avklaring fra salgsrepresentanten via et e-post- eller kontormeldingssystem. De i samme avdeling kan kommunisere for å gi oppdateringer om statusrapporter og koordinere tidsplaner. Medarbeidere bør alltid oppfordres til å kommunisere i en respektfull og profesjonell tone når de er på jobb.

Ekstern kommunikasjon

Ekstern kommunikasjon er enhver kommunikasjon som forlater kontoret og handler med kunder, prospekter, leverandører eller partnere. Det kan også involvere regulerende byråer eller bykontorer. Salgspresentasjoner eller markedsføringsbrev må være spennende for å skape interesse fra kunden, men de må også være faktisk basert. Når du svarer til eksterne enheter for partnerskap eller andre forretningsadministrasjonsbehov, oppgi formålet og være konsistent i kommunikasjon, enten muntlig eller skriftlig. Respekter folks tid ved å komme til det punktet og angi forespørselen din.