Bruk av e-post i forretningskommunikasjon

Når det gjelder å gjøre forretninger, er e-post kommunikasjonskongen - men det betyr ikke at det passer i alle former og i alle situasjoner. En raffinert, velskrevet e-post sier mye om arbeidsstilen din, mens en dårlig skrevet, uklar kommunikasjon kan forårsake forvirring og problemer som fører til tap av tid og produktivitet. Enda verre, det kan skade ditt rykte.

Er e-post egnet?

En del av å bruke e-post effektivt i en forretningsinnstilling inkluderer å vite når det er hensiktsmessig å sende en e-post, og når det ikke er det. Før du begynner å skrive, bør du vurdere om en ansikt-til-ansikt diskusjon eller telefonsamtale ville være lettere i det lange løp. Du vil kanskje velge en av disse alternativene hvis meldingen din er lang og komplisert, hvis informasjonen som skal overføres er konfidensiell, eller hvis tonen i e-posten din lett kan misforstås.

Effektive emnelinjer

Emnelinjen i en e-post føles som en throwaway, men det er alt annet enn. Emnelinjen skal være spesifikk, spesielt hvis den refererer til datoen for et møte eller en frist. Et ord med ett ord, for eksempel "FYI" eller "Question, " formidler ikke det du trenger eller når du trenger det. Vær så spesifikk som mulig - bare tenk på hvor mange e-poster en person kommer på en dag. Du vil sørge for at mottakeren ser din faglinje og forstår at det er en e-post som krever umiddelbar oppmerksomhet.

Vær kort

Hvis du har en veldig lang melding om å formidle til mottakeren av e-posten din, bør du vurdere en telefonsamtale. Ellers, hold det til poenget. Det inkluderer å holde setningene dine korte og enkle å forstå. Merk: Bare fordi du vil være kort betyr det ikke at du skal bruke vanlig stenografi, for eksempel "bc" for "fordi" eller "U" for "deg". Vær profesjonell, og skriv alle ordene riktig ut.

Slå på riktig tone

Det er veldig enkelt å misconstruere tonen i en e-post - bare tenk på alle tider du trodde noen hadde antydet noe litt uhøflig, men de betyr egentlig ikke noe ved det. I forretningskommunikasjon forblir formell, selv om du har et personlig forhold til personen. Err på siden av å være høflig, bruker riktig tegnsetting og, i mange tilfeller, hopper over emojiene.

Hvis du er frustrert eller sint etter at du mottok en epost, ta litt tid før du svarer. Når du reagerer på en negativ måte, kan tonen komme over - og det kan bare føre til problemer nedover linjen. Ikke bruk all-caps i en forretningskommunikasjon, da det kommer over som om du roper på en uprofesjonell måte.

Som mottaker

Riktig bruk av e-post som forretningskommunikasjon er ikke forvist til bare avsenderen. Når du sjekker e-postadressen din, gjør din del for å kommunisere effektivt. Ikke la avsenderen hengende; Selv om du ikke kan skrive ut et lengre svar på en e-post, må du i hvert fall skrive et notat som lar avsenderen vite at du har mottatt det, og du planlegger å svare snart.